XR-ZD-CW-009-A销售合同款项发票管理规定.doc

ISO9001:2008质量管理体系文件 广州市欣瑞电子有限公司 销售合同、款项、发票管理规定 XR-ZD-CW-009-A 编写：_ 财务中心 _ _ 审核：_ _ _ _ _ _ _ 批准：_ _ _ _ _ _ _ 未经欣瑞许可 严禁复印外借  修 改 记 录 修改日期 修改版本 修 改 内 容 摘 要 记录者 1.0目的： 加强对销售及应收账款的管理,确保销售合同款的记录和及时收回,制止销售过程中损害公司利益行为的发生。 2.0范围： 本公司涉及的销售事项，银行机构的投标销售管理执行其他相关规定。 3.0职责： 市场部业务人员负责销售合同签订和合同款收取。 财务部负责空白合同印制、保管和发放、收款，已签合同保管、发票开具，客户上课记录，和销售 的确认及结转。 采购部负责产品所需物料采购，保证物料供应。 生产部负责在规定的时限内将产品生产好，并安排物流配送至客户指定收货地点或合同约定收货地 点。 研发部负责客户操作与使用方面的培训及系统持续升级。 客服部负责产品的安装维护。 4.0工作流程： 银行投标框架合同流程： 业务员 投标 中标 下单 生产 发货 安装 开票 收款 代理商收款流程：客户 业务员 订立合同 收款 盖章 开出收据 发货 账务处理 A：销售合同订立管理 统一使用公司规范的销售合同，销售合同一式二份，公司留一份。 销售合同管理，空白销售合同由财务保管和印制，销售顾问向财务专管人员登记后拿取。 所有课程按公司规定的组合形式和统一零售价销售，未经授权不得改变售价；销售应当与客户签订销售合同。 填写销售合同时，必须对课程数量、单价、金额进行认真审核无误后填写。 开票、销售记录、收款、合同管理必须分工负责。 认真做好、填好销售日报表、详细登记销售相关信息，并认真核对各项数据的准确性。 B：收款环节管理： 收款方式：银行刷卡、网上转账、现金交纳； 银行刷卡是客户直接用银联卡支付课时费，由公司基本开户银行收取，1%的手续费； 网上转账，指客户将课时费转到公司指定账上，业务人员不得让客户将款转入其他非公司指定账户。 现金收款，现金收款必须由财务出纳直接收取，由销售人员将客户带至财务部交款； 公司实行“谁销售，谁收款，谁得利”销售收款管理办法； 收款时,必须对课程的名称、数量、单价、金额进行审核，与合同核对。 C：开票管理： 销售部门据销售合同填写开票申请单向财务部申请开具发票。 开票原则以合同当事方为发票购货单位，如客户以公司为购货单位，须填写公司规定表格填写证明申请。 财务部相关人员审核开出发票，只有交清费用才可开票。 财务部建立发票备查本，业务签收发票转交客户或由财务直接寄给客户。 所有的开票都须以销售课时情况为依据，对不合实际的开票申请财务有权拒开，任何部门或个人不得帮其他公司代开税票更不得从中获利。 D：销售退货及其折扣、折让管理： 成立专门部门（独立于销售部）负责处理销售的服务、质量问题事宜。 建立因质量问题的折让优先制度。 折扣审查制度。折扣的发生应由相关部门领导审批同意。 退货及退款相经严格的审批，并要查出原因和追究相关人员责任。 E：客户档案管理： 财务部根据销售合同及客户往来关系建立客户档案资料。 财务部与销售部每年对公司客户进行一次评估，确认客户资信等级。 F：销售分析会及销售计划制定： 编制销售月报表，编制、分析各种课程和各个客户及各个业务员的销售情况统计表，对销售人员及销售部门的销售业绩进行考核分析。 趋式分析销售走势，了解、掌握销售总体规律，也下月销售计划提供建议。 客户个体分析，找出我们客户共性与特性，客户需求因素与诱因，购买切入点，记录客户职业、学历、职业、收入、爱好、等信息、（包括小孩信息），找出规律，促进销售技能和销售提升。 月销售目标完成情况分析，与销售部共同制定下月销售目标，审核销售费用的合理性。 完成时间，上月销售分析会次月2号完成，当月销售目标计划3号前完成，责任到人。 5.0罚则： 未经许可私自更改售价或打折的，损失由当事人全额承担。 未经许可私自收取现金、让客户将货款存入非公司指定账号的、收取款项后未及时交回公司的一 经发现处罚100元。 销售目标未能及时完成的对销售部经理处罚200元。 财务分析未能及时开展的对财务部经理或责任人处罚