会议文件的准备.ppt

第三节会议文件的准备 会议文件准备的相关材料 文件准备 1、开幕词 2、工作报告 3、发言稿 4、其他会议文书 包括会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、与会人员名单、工作人员名单、作息时间表、车辆调度表等等。 会议文件 主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通知和会议须知等。 会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间及电话号码、文化生活安排、注意事项。 负责起草文件要特别注意四点： 一是吃透上级精神、领会领导意图； 二是紧扣会议主题； 三是了解掌握单位的情况； 四是早动手、早呈送。　 一、制发会议通知 （一）会议通知的概念 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。制发会议通知是会前准备的重要环节。 实践一 南宁市级文明社区——新阳街道永和社区几年来在街道党委、办事处指导下，始终坚持以人为本，以群众的需求为工作出发点， 举办了各类丰富多彩的活动和开展了各种为民服务的工作。2011年4月中旬社区拟召开“关于加强居民消防观念的工作会议”，我们和社区的工作人员一起考虑一下，召开此次会议需要做好哪些文种的准备？ 步骤二 学生就情境展开讨论 提示： 交往对象 文种 相关知识 步骤三 教师提示 有这么几种文种我们是应准备的：会议通知、会议议程和日程安排、会议讲话稿、会议记录、会议纪要、会议简报。首先我们来看本次项目的能力目标和知识目标。 任务一 会议通知撰写 步骤二 展示教师“工具箱”内容，教师点评。 教师工具箱 (一)通知的概念和种类 ?1.通知的概念 ? 通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文.“通知”一般为下行文或平行文。 ?2.通知的种类 ? 其种类有：指示性通知、任免人员的通知、颁布、转发性通知、会议通知。 教师工具箱 1、会议通知的写作 会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。 　要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、对参加会议人员的要求(如准备发言、文件、论文、生活用品等)、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证会议按预定要求准时召开。 会议通知的格式如下： 1、标题 1、标题。 有完全式和省略式两种。 ①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等 5、落款，日期 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整 会议通知的格式如下： 1、标题 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等 5、落款，日期 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整 通知开会 会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话 通知和书面通知（如图）。 ××厂关于召开技术开发工作会议的通知 所属各单位： 为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市技术开发工作会议精神，做好今年技术开发工作，经研究决定召开技术开发工作会议。现将有关事项通知如下： 一、会议内容：…… 二、参加人员：…… 三、会议时间、地点：…… 四、要求：…… 　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ××厂 　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　×年×月×日 教师工具箱(正反例文比较) 比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ ×大学关于召开招生工作会议的通知 ×校办发〔2000〕20号 所属各单位： 为了把今年我校的招生工作搞得更好，为了进一步贯彻和执行中央、省招生工作会议精神，经研究 决定召开招生工作会议，现将有关事项通知如下： 一、