第四章 word excel高级应用.doc

Word高级应用 通过Word软件完成长文档制作与实现“邮件合并在日常使用Word办公的过程中，我们常常需要制作长文档。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不使用正确的方法，那么整个工作过程可能是费时费力，而且质量还。 本部分课程长文档为了便于大家的学习和掌握，我们把实际中制作长文档大任务划分为了几个小任务，制作长文档的纲目结构为长文档设置多级标题编号在文档中让插图自动编号及交叉引用题注为长文档编制目录和索引制作长文档的纲目结构 在进入具体之前，我们先来讨论一下长文档制作的文档制作模式。经过实践证明，一个不错的做法是：先建立好文档的纲目结构，然后再进行具体内容的填充。也许你一直就是使用这个正确的办法，但是也许你习惯想到那里写到那里。如果你属于的第二种情况，那么为了效率和文档质量的提高，请尝试改变一下工作方式。当你发现先建立好合理的文档框架，不仅有利于指导自己快速地完成实际内容的写作，而且也方便了阅读者的理解时，我相信你会接受这个合理的文档制作模式。下面我们将通过制作一份名为的文档，学习在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。 1 启动Word2003，新建一个空白文档，然后单击Word窗口左下方的“大纲视图”按钮，切换到大纲视图。 11 “大纲视图”按钮2 切换到大纲视图后，可以看到窗口上方出现了“大纲”工具栏，，该工具栏专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的，大家在后面的使用中将体会到非常的方便。 图 12 “大纲”工具栏3 接下来我们先把一级标题输入，可以看到输入的标题段落被Word自动赋予“标题1”样式，。 图 13 “标题1”样式4 接下来我们把文档的二级标题输入，将插入点定位于“参加对象”段落末尾，按下回车后得到新的一段，如果直接输入你会发现Word仍然把它当成一级标题，按键盘“Tab”键单击“大纲”工具栏的“降级”按钮，。执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符（就是段落前面的小矩形）向右移动一格，表示该标题段落降了一级。 图 14 “大纲”工具栏的“降级”按钮5 在实际工作中，你也许有更多的标题等级，标题的处理以此类推，Word内置了“标题1”到“标题9”9个标题样式，可以处理大纲中出现的一级标题到九级标题。 当你把所有的二级标题输入完成后，可以发现凡是含有下属标题的一级标题段落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形，。 15 步骤7 段落控制符我们需要进行相关操作时了方便。现在用鼠标指针单击一下“”前面的段落控制符，可以发现该段落以及它的下属段落被选中；双击“”前面的段落控制符，可以看到它的下属段落被折叠，。 16 段落控制符 前面提到的折叠的一个用途为，将所有含有下属标题的一级标题段落折叠，我们更容易观看整个文档的一级标题纲要。更方便的方法是使用大纲工具栏上的显示级别命令，比如我们想看看文档的一级标题，则单击显示级别下拉按钮，在弹出的列表中选择显示级别1即可，。 图 17 “显示级别下拉按钮在上面的案例文件中，假设我们想把及其下属段落移动到段落之前。为了让及其下属段落能够被整体移动，于是先双击一下它前面的段落控制符，把它折叠起来。同时，也把段落折叠，。 把它们都折叠好后，单击“大纲”工具栏的“上移”按钮，，即可完成移动，。 图 18 段落折叠19 段落移动后效果 到这里为此，我们初步学习了在大纲视图中建立和调整文档纲目框架的基本方法当文档的纲目框架建立和修改好后，我们就可以切换到普通或页面视图进行具体内容的填写工作。多级标题编号 对于长文档来说，用Word提供的多级标题编号功能来完成任务就更为必要，因为这比手动编号效率高出不少。假设我们的多级标题编号的目标效果， 图 110 多级标题编号的目标效果多级标题编号1 在案例文档中，选择菜单“格式→项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡，选中第二行第二种编号方案然后单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框。 2 选中“级别”列表框内的“1”，然后选择编号样式为“一、二、三”，在编号格式框内“一”字符之前输入“第”，之后输入“” ，。上面的设置表示文档中一级标题段落按“第X”格式编号。 111 “自定义多级符号列表”对话框3 接着选中级别列表框内的“2”，按下图设置文档中二级标题段落的标号格式，。二级标题段落的标号格式二级标题段落的标号格式 图 112 按下“高级”按钮后的“自定义多级符号列表”对话框4 设置完成后单击“确定”按钮，返回文档编辑窗口，可以看到文档已经根据我们的自定义格式对标题进行编号，实际外观效果和前面的目标外观效果是一致的。 5 编号完成后，就可以切换到“页面视图”，进行文档正文