办公中文档的处理.ppt

第 2 章  办公中的文档处理 【本章内容介绍】 本章首先通过一个“招聘启事” 的简单实例介绍了办公中文档处理的操作流程，详细讲解了从文本内容录入、内容编辑、格式排版、图形和艺术字添加一直到页面设置、打印操作的完整过程；然后以“通知”制作为介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，以“科研论文”为例介绍了长文档的编辑，与此同时还介绍了办公中文字处理（包括机关公文和科研论文）的基本规范以及科技论文中数学公式的编辑和框图的制作。 本章主要知识点 u?????? 文档处理的操作流程 u?????? 文档录入的原则和方法 u?????? 文档内容的编辑和排版 u?????? 文档中图片和艺术字的添加 u?????? 文档的页面设置与打印操作 u?????? 办公公文的格式与行文规范 u?????? 利用向导制作办公公文 u?????? 科研论文的格式规范 u?????? 数学公式与框图的制作 ④ 进一步设置要打印的部分：在“打印” 下拉列表框中，可以进一步设置要打印的部分。例如：选择“奇数页”将只打印指定范围内的奇数页。 ⑤ 人工双面打印：在利用送纸盒或手动送纸的打印机进行双面打印时，利用“人工双面打印”功能可以大大提高打印速度，避免打印过程中的手工翻页操作。如先打印1、3、5、7……页，然后把打印了单面的纸张放回纸盒再打印2、4、6、8……页。 ⑥ 打印多份文档：在 “打印设置”对话框的“副本”选项区 “份数”栏中输入或选择份数就可以打印多份；同时还可以通过设置或取消“逐份打印”对多份的打印方式进行设置：当多页文件、多份打印时，如果想要输出的顺序是第一份的全部内容、第二份的全部内容……，应该设置逐份打印，即需要选择“逐份打印”复选框；如果想要输出的顺序是每份的第一页、每份的第二页……，则应该取消“逐份打印”的设置。 ⑦ 文件的缩放打印： Word 2000以后的版本中都提供了文档的缩放打印功能，它可根据不同的纸型缩放文档，所以可不必调整边距或换行符。Word 会在新纸型上居中放置调整比例后的页面，但它并未改变文档的设置；这些缩放比例的变化只在打印时起作用。 可以通过在“打印”对话框选中“缩放”中项目的设置实现：调整文档比例使其可在更小或更大的纸型上打印； 在一张纸上打印一篇两页或多页的文档 。 3．文档打印操作时的相关问题 （1）设置打印机属性和打印设置 在打印时，有时候会碰上一些问题，如打印出来的文字颜色太淡、不能横向打印或分辨率不高等。要解决这些问题，就需要设置打印机的属性。 在图2-22所示的“打印”对话框中，单击“属性”按钮，可以打开如图2-23所示的“打印机属性”对话框，在其中可设置打印的纸张大小、打印方向、打印质量以及打印的浓度等。修改完毕后，单击“确定”按钮，以后的打印都将按此设置进行。 此外，在“打印”对话框单击“选项…”按钮，可以打开如图2-24所示的“打印选项”对话框，设置与打印机有关的选项。例如，是否使用草稿输出、后台打印、逆序打印、更新链接，以及选择打印哪些附加信息等。 （2）暂停和终止打印 在打印过程中，如果要暂停打印，应首先打开“打印机”窗口，然后双击当前默认的打印机图标。在打开的打印机窗口中，选中正在打印的文件，然后单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“暂停打印”。如果在弹出的快捷菜单中选择“取消打印”，则可取消打印文档。 如果使用的是后台打印，只需双击任务栏上的打印机图标即可取消正在进行的打印作业。此外，单击任务栏上的打印机图标，在出现的“打印机”对话框中选择“清除打印作业”选项，也可立即取消打印作业。不过即使打印状态信息在屏幕上消失了，打印机还会在终止打印命令发出后打印几页内容，这是因为许多打印机都有自己的缓冲区。 4．办公文档的网上发布 如果需要，办公文档也可以制作为网页格式文件，发布到网络上面。操作步骤如下： （1）选择“文件”／“另存为”命令，弹出如图2-25所示的“另存为”对话框。 （2）在图2-25对话框中，将“招聘启事”文件的“保存类型”设置为“Web页”格式，使之变为.html文件（网页）。 （3）利用后面网络办公中将要介绍的“网上信息发布”的方法就将“招聘启事”发布到网上指定位置，供更多的上网人士查阅。 2.2 办公公文的行文规范与制作 现代办公中，撰写公文可以说是最为基本的工作之一。一般来说，公文都有统一的规定格式和专门的使用范围。本节首先介绍了常用公文的行文规范和格式设置，进而介绍了在Word中利用公文向导制作公文的方法以及公文中联合发文标识的制作，最后讲解了常用格式文档模板的自行制作方法。 2.2.1办公公文的行文规范 办公室文字处理的对象主要是公文（公务文书）。一般来说，公文具有统一规定的种类和格式，每种公文只适用于一定的范围，表达一定的内