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Harvard Best Learn 目 录 2.3.1 提问 吉莉安必须写一份备忘录，介绍合作推出某新产品的员工召开的每周部门间会议。通过预计读者关注的事项，她提出了下列问题： 2.3.2 传统式提纲 这种方法最适合那些能在动笔之前构思出文件逻辑结构的人。 如果您缺乏写作经验，或者涉及的主题很复杂，这种方法就格外有用。 2.3.3 头脑风暴式提纲 2.3.4 自由写作 准备好纸笔，或将手搭在键盘上，然后让思维自由驰骋。 写下大脑中出现的任何想法，哪怕这些想法与您的写作主题毫无关系。 至少应自由写上 10 分钟，这样才能思如泉涌。 当您思维受阻时，也要将这种情况记录下来。不要停止。 要对记下的东西进行编辑。如果您用的是计算机，降低屏幕的亮度可能有助于防止您过早编辑。 2.4.2 时序法 使用此方法时应注意下列事项： 抓住重大事实。 利用视觉设计突出重要信息，例如您的关键信息，因为使用这种发展时序法时可能会遗漏这些信息。 如果有五个以上的日期，应避免每个句子都以日期开头。 2.4.3 流程和程序法 无论使用哪一种方法，都应注意下列事项： 以表格形式陈述正式程序，并给每一步编号。 按照其发生的精确顺序陈述流程或程序中的阶段或步骤。 2.4.4 空间排列法 使用此方法时应注意下列事项： 设定具体、连贯而便于理解的顺序，例如从左至右、从上到下或由内而外。 用细节描述充实每一个空间，为读者创立生动的影像。 有意识地使用富于变化的语句和新的措辞来替代陈词滥调，以吸引读者的注意力。 2.4.5 比较和对比法 例如，在研究了两种可能性之后，您建议在市区的某个地点设立新办公室，为此，您可以按下列顺序陈述研究结果： 优点：地点 A 和地点 B 缺点：地点 A 和地点 B 2.4.6 归纳法或演绎法 使用此方法时应注意下列事项： 确定您的读者对该主题已经了解了多少。 以读者熟悉的信息开始写文件。 对熟悉该主题的读者采用归纳法。 对不熟悉该主题的读者采用演绎法。 尽可能将关键信息置于开头。 2.4.7 分析法 使用此方法时应注意下列事项： 务必将假设的每个方面都包括进来，以避免说服力不强甚至更糟的情况，即做出错误的业务决策。 从以下几个方面分析您的资料：相似之处、不同之处、逻辑联系、内在含意以及建议采取的行动。 为非技术型读者简化技术方面的语言，特别是面向普通大众的公司报告。 2.5.1 从感觉最方便的地方开始 没有任何规定要求您必须从头开始。将写作大纲或写作计划摆在面前，并参照它来确定从哪儿动笔会让您觉得最方便。大多数写作经验丰富的人都会到最后才写引言部分，因为在知道了结论之后更容易写出精彩的开篇之语。 例如，选择一个大标题，然后就这个标题写上一段。写完之后，再选择下一项让您感觉方便的来写，依此类推。定时停止写作，将草稿与您的计划进行对比。 2.5.2 按“类别”写作 商务信件、备忘录以及电子邮件中经常出现的类别包括： 正式的建议书包括下列标准组成部分： 2.6 确定段落结构 2.8 格式修改 2.9.1常见问题 员工互相收发浪费时间、毫无必要的信息。 许多电子邮件都是仓促写成，品质欠佳。 写电子邮件的人发送的信息有时带有情绪或不适合其工作环境。 信息有时会错发或转发给非计划中的收件人，有时会导致不良后果。 收件人通常会匆匆浏览电子邮件，因此错过一些重要的细节。 2.9.2从主题行开始 主题行特点： 1.包含关键信息（例如“销售会议的时间改为周五下午 3 点”） 2.包括您希望读者做出的行动或响应（例如“今天下午 4 点之前要给出评论”） 3.具体而简短（例如“明天一起吃午饭好吗？”） 让您的信息便于归档和复查（例如“约翰的全球企业报告”）。 2.9.3每封电子邮件只讲述一个主题 将每封电子邮件都视为目标一致的信息包，用于提出问题、表达您的意见、通报新闻等等。为实现一致性，每封电子邮件只传达一个信息。这种方法有两大优点： 收件人能更轻松地理解和回复单个信息。 收件人将该信息转发给其他人时不用带上可能极不适合此人的其他信息。 3 写作步骤 3.1 规划写作任务的步骤 3.2 内容编辑的步骤 3.3 风格编辑 练 习 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 谢谢大家！ * 去除PPT模板上的--无忧PPT整理发布的文字 首先打开PPT模板，选择视图，然后选择幻灯片母版 然后再在幻灯片母版视图中点击“无忧PPT整理发布”的文字文本框，删除，保存即可 更多PPT模板资源，请访问无忧PPT网站-- 使用时删除本备注即可 展示您的作品,PPT模板作品投稿绿色通道 :chinappt2011@ 将此幻灯片插入到演示文