国立嘉义大学九十学年度第一学期第一次.DOC

國立嘉義大學104學年度跨校區聯合視訊畢業典禮 第1次籌備會議紀錄 時　　間：105年3月9日(星期三) 下午2時00分 地 點：蘭潭校區行政中心二樓第一會議室 主 持 人：吳副校長煥烘 出席人員：如簽到表 記錄：林芝旭 壹、主席致詞 (略) 貳、宣讀103學年度跨校區聯合視訊畢業典禮檢討會議紀錄 104年6月30日(星期二)「103學年度跨校區聯合視訊畢業典禮檢討會議紀錄」，檢討及追蹤改善事項如下： 組別 問題項目 改善建議 追蹤改善事項 主席裁示 行 政 組 獎框直、橫式格式錯誤 依建議事項改進。 依據獎狀形式訂製正確獎狀框。 洽悉。 校園巡禮音樂只播一次就停止，無法感受畢業典禮氛圍 典禮當日蘭潭校區因擴音機設備過熱而導致機械故障，請教務處研議爭取經費更新。 準備手提式音響設備備用。 教務處平常僅使用擴音設備播放上、下課鐘，若其他單位使用時有設備故障問題，請填寫故障維修單通知總務處辦理。 課外組已編列預算購置手提式音響備用。 洽悉。 流程冗長 加強典禮儀式流暢及時間掌控。 準備節目以備流程耽誤時供來賓觀賞。 配合辦理。 可於貴賓致詞時配合計時器顯示，並掌握典禮主席進場時間。 入場時間無控管 請畢聯會掌控校園巡禮結束後的拍照流程及時間。 下次籌備會提請討論評估提早校園巡禮之開始時間，避免延誤典禮流程。 配合辦理。 蘭潭校區校園巡禮今年預計提早10分鐘開始。 同意蘭潭校區校園巡禮時間之調整。 流程無亮點 各屆畢典主題均與畢聯會討論，今年畢典採簡單隆重儀式辦理。 爾後廣納各系所建議或提案，彰顯各屆畢典特色。 已於105年2月23日請各院、系協助提供具特色亮點之節目、活動或提案。 請與會學生代表提供典禮及流程中之亮點建議。 博士班畢業生校園巡禮隊伍位置 因每年博士班畢業人數不多，建議爾後納入籌備會提請討論。 研議校園巡禮規劃時一併討論。 博士班巡禮位置之安排原則，若為各系所博士生，則安排於該系所畢業生最前面(例如企管系)，若為學程則安排於各院(例如農學院)。 分工事宜不明確，許多人不知道要做甚麼宜有專人進行說明 預演前分發預演分工表，並有專人對各項分工充分說明。 配合辦理。 洽悉。 橫向工作人員無法即時聯繫 爭取並編列經費添購對講機。 同一校區以對講機聯繫，跨校區則透過各校區場控負責人以電話即時聯繫。 編列預算購置對講機並與其他單位商借。 配合辦理並建置電話聯絡網。 各校區內工作人員以對講機聯繫，跨校區溝通部分，各校區至少要有一人作為聯繫總窗口，並保持手機暢通。 表演人員未收到通知單及流程表 請畢聯會提供表演人員名單，統一發送通知單及相關之書面資料。 召集所有工讀生、表演社團、志工等人召開畢業典禮行前會，確認預演及典禮當日之分工及流程。 典禮前一日再次電話確認表演時間。 配合辦理。 洽悉。 典 禮 組 簡報檔操作無條理 調整簡報檔播放次序，受獎人上台時即呈現該獎項名稱。 配合辦理。 洽悉。 安 全 維 護 組 入場時間無控管 請教官協助指引學生按表定時間進場入座。 配合辦理。 洽悉。 各系師長無人帶位，造成抱怨 建議由各系辦推派學生擔任該系執牌手，並負責於典禮開始前指引該系師長就位。 配合辦理。 各班畢業生及畢業導師座位安排應於典禮前再次確認，並確實安排引導人員。 交 通 管 制 組 大門口無明顯告示當日開放家長開車進入校園停車 於邀請函附註來校交通方式及停車指引資訊。 大門口張貼佈告歡迎家長蒞臨並至校內停車。 配合辦理。 請駐警隊協助指揮、並適度安排學生志工協助引導。 接 待 組 家長觀禮區服務不佳 增設家長觀禮區服務台，由畢聯會安排人員提供家長方向指引或諮詢等服務。 安排畢聯會人力配合辦理。 洽悉。 總 務 組 無提供水 增設告示牌指引飲水機放置處。 提供環保水杯。 配合辦理。 課外活動組研議辦理。 設置臨時飲水機供畢業生家屬使用。 瑞穗館環境清潔 因瑞穗館周圍有易落葉之樹種，於典禮前夕加強打掃。 配合辦理。 洽悉。 網 路 視 訊 組 視訊效果差 本校校內設備老舊，以致視訊畫素品質不佳、傳輸訊號不穩定，請電算中心、總務處研議爭取經費更新攝影機及傳輸設備。 爾後要求配合之視訊廠商於各校區有設置螢幕的會場，均至少指派1名工作人員，負責機器緊急維修或操作，確保視訊不中斷。 持續爭取105年度校統籌款更新攝影機及傳輸設備。 請視訊廠商配合辦理。 電算中心已將筆記型電腦等當日所需設備進行升級。 洽悉。 參、工作報告 本校104 學年度畢業典禮舉行日期原依往例（開學第15 週或第16 週週六）訂於105 年6 月4 日（星期六），並提經104 年4 月14 日