商务信函的基本结构 (2).docVIP

商务信函的基本结构 传统信件这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，经常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。1、信头 The heading信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。2、编号（写信人的名字缩写）和日期 The sender name and the date这部分内容是为了方便今后查询信件用的。3、封内地址 The inside address这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，假如不是完全公事化 的书信往来，或者已经从公事的关系徐徐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。4、事由 The subject heading事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。5、称呼 The salutation指对收信人的一种称呼。较常使用的有Dear Sirs Dear Madam Dear Mr. XX。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。6、开头语 The open sentences开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简朴内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。7、正文 The body of the letter信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继承讨论写作商务信函的一些技巧、规则。8、结尾语 The complimentary close结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。9、结束语 The complimentary close结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely” “Best Regards ”or “Yours Truly”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。10、签名 The signatrue写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。11、附件 Enclosure如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。例如：Encls: 2 InvoicesEnc.: 1 B/Lading|||电子邮件众所周知，电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是E- mail的撰写也并不是一件很轻易的事情。您知道，当一封E-mail发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。所以，在您发送前，必须要检查 一下您所写的内容是否准确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家，即便是写E-mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严厉的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。收信人的邮箱2、发信人的邮箱3、写信日期写日期时，请注重以下几点：a. 年份要写完整，不能用03代替2003。b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替August。4、时间5、主题6、称呼7、正文8、结束语9、签名10、联系方法这部分内容要完整包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。写地址时请留意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用 逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板，信件会自动显示这些内容。商务信函写作的要点写作商务信函并不要求您使用华丽柔美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，正确的表达自己的意思，让对方可以非常清晰的了解您想说什