文职人员文书及事务管理-.ppt

九段秘书 1、上司要求秘书安排次日上午九点开一个会议。接到这个通知，你会如何行动？ 九段秘书 九段秘书 九段秘书 九段秘书 调查表明： 1、7％的被调查者认为“做文职就是打杂，跑腿，没有 什么前途”； 2、10％ 文职就是一个过度性的职业，没有专业可 言，是女性结婚前的最好职业； 3、13％的人觉得文职在国外是越老越值钱，国内却还 以年轻取人； 4、22％的公众赞成 经济越发展，好的文职越缺乏； 5、48％的公众都认为，文职是一个可以积累经验的职 业，是走向管理岗位的一个阶梯； 拍拍脑袋，发发言 想一想，做秘书有什么好处？ 文职人员应具备的职业素养 文职人员的工作内容是什么？ 请写出你目前主要的工作内容: 1、时间:5分钟； 2、用最快的速度写下来，不用思考； 3、至少要写下10个； 文职人员的工作职掌与权责 　 文职人员的工作职掌与权责 第一单元文职人员的工作职责及要求 1.上司的助理还是上司的阻力 2.全能型的秘书攻略 1、上司的助理还是阻力 1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——必威体育官网网址意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差 2、全能型秘书攻略A 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力 第二单元如何做好上司的助手 1.研究与了解上司 2.与上司达成心理默契 3.形成良性的工作模式 4.如何为上司进行合理的屏闭 2、与上司达成心理默契 第三单元文件与档案的管理 第四单元会务的管理 1.会议的计划与通知 2.快速进行会议记录 3.如何整理会议纪要 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 注意重点 1.会议的计划与通知A 会前工作计划 会中工作计划 会后工作计划 ? 议题及参会人员范围的确定 ? 会议场所的选定 ? 会议通知的起草 ? 申报会议预算 ? 人员确认 ? 设备准备 ? 预定 ? 车辆安排 ? 会务通知起草 ? 议程PPT制作 ? 食品的采买 ? 指导服务员工作 ? 会议场地布置与熟悉 ? 会议室保障 ? 汇报人员的保障 ? 用餐的保障 ? 娱乐的保障 ? 住宿的保障 ? 离会车辆安排 ? 退房 ? 设备整理 ? 结帐 ? 设备归还 ? 费用报销 ? 会务总结 1.会议的计划与通知B Y 开始 确定会议目的、参会人员、时间、议程 安排会议室、落实参会人员 拟订会议通知 （注意文件格式） 修改 审批 下发 接收 反馈 会前准备 （仪器调试） 会中服务 整理会议记录/纪要 审批 修改 下发 N 结束 Y N ?例：委员会会议议程 ? 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 ? 1、（11：00）任命一位会议主席 ? 2、（11：10）为缺席致歉 ? 3、（11：15）批准上次会议备忘录 ? 4、（11：30）上次会议提出的事项 ? 5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息 ? 6、（12：15）财务事项 ? 7、（12：45）特别事宜 ? 8、（13：00）其他动议 ? 9、（13：15）其他事宜 ? 10、（13：35）下次会议细节 ? 议程的开头为会议的日期、时间和地点 每项均有一个起始时间 下次会议细节写在议程的末尾 会议通知 2.快速进行会议记录 １．手脑并用，紧跟发言者的思路，及时判断发言内容的线索、层次、联系、结论。 ２．一时没听懂或没听全的发言，空出格子，会后请发言者补上。 ３．可采取缩写或简写的方式提高记录速度。 ４．切莫忘记日期。 会议记录内容的形式:2种 １．摘要式会议记录． 对于会议人数较多，讨论后能就某中升心议题达成协议的会议，一般采用摘要式记录。只记发言的要点，讨论的问题、结论通过的决议等中心内容。 ２．详细式会议记录． 对于人数较少，观点各不相同的会议，可以采用此方法。主要把与会人员阐明观点、表明态度的讲话，详细记录下来。 3.如何整理会议纪要 整理会议纪要 会议纪要格式：由标题、正文、主送、抄送单位构成 两种：一是会议名称加纪要 ；二是召开会议的机关加内容加纪要 会议纪要正文： Θ会议概况:会议时间、地点、名 称、主持人，与会人员，基本 议程。 Θ会议的精神和议定事项 会议纪要的三种写法: 集中概述法 分项叙述法 发言提要法 会议纪要的特点 : 内容的纪实性 表达的要点性 称谓的特殊性 请讨论: 在会议管理过程中还有什么问题？ * * 文职人员文书及事