时间管理案例教学.ppt

制定时间管理系统 怎么办？ 清洁的桌面代表你有序的思维，利用工作计划表来提供控制，找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法； 先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权 同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限 学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习惯； 认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒 出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板 别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序 会议耗时 把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来 只有必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间 务必准时开会与散会，制定应付干扰的办法 控制会议议题，要求大家不要离题 一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化 当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20% 别做任何你可以授权给别人做的事 设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式 资料不全 文件繁杂 征得主管同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权 坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力 拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责 权责混淆 小 结 如何管理时间？ ▲　建立目标 ▲ 每天做时间计划 ▲ 编排优先次序，定下期限 ▲ 运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它） ▲ 改善技巧，排除打扰 ▲ 凭借组织安排打电话 ▲ 利用“Quiet An Hour” (清静一小时），学习说“不” ▲ 一次性时间处理文件 ▲ 跟随会议议程，控制会议时间 ▲ 请别人帮忙 ▲ 克服人性弱点，走出时间陷阱！ 结 束 语 有关时间管理的研究已有相当长的历史。一般说来时间管理理论可分为四代。不过多数人所认可的还是所谓第三代时间管理学。每一代都是以前一代为基础，逐步地发展、完善。 第一代基本上是备忘录型。这一代的主要特色是纸条或备忘录。例如何时写报告、开会、修车等，优、缺点如上图； 第二代就是‘规划与准备，特色是行事历与记事薄，讲求的是效率、个人责任、制定合适的目录、事先计划、安排将来的行程，优、缺点如上； 第三代是以效率为主的时间管理学，首先你必须明白自己的价值观；“我要的是什么？”然后制定短、中、长期目标，在最少的时间内做较多的事，优、缺点如上； 第四代时间管理学是一种集前三代时间管理学与大成的时间管理理论，侧重于先做重要的事，而非急迫的事 人们做每一件事时，应明确是否： 用正确的方法做错误之事。效率很高，绩效无；（举例） 用正确的方法做正确之事，效率很高，绩效高；（举例） 用错误的方法做正确之事，效率低，绩效高； （举例） 用错误的方法做错误之事，效率低，绩效低； （举例） 我们经常不自觉的陷入时间陷阱中，艾里克斯是全世界非常著名的时间管理专家，他曾总结了人类四十多种影响时间的办法，前十种典型为； 打扰；人总是被各种各样的事情打断工作，尤其在你重要工作时，非常头痛，怎么处理？ 重要性次序无所调整；工作没有轻重急，先后顺序，忙得一团糟，结果还是做不好； 没有目标、次序和计划；没有时间拟订计划，没有制订系统，不明白事情的重要性，无法指定工作的优先次序，导致工作盲目，忙得无意义； 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝：当你请求别人帮忙时，切勿在同一时间叫别人完成多项工作，这样势必造成对方的不满，（因为要尊重别人的时间），如果别人拒绝了你，是否结果你还是所有工作都自己做呢？ 个人缺乏组织能力：在工作的步骤中，不知道该怎么样去组织安排？此事与别人合作呢？还是自己作呢？现在作还是过段时间再作？ 缺乏自律：没有制定完成期限，做事拖延，习惯不良，没有追踪进度，没有运用随手可得的工具与技巧，如果别人我们不能控制，至少你可以控制你自己。拖延对时间最具有杀伤力； 会 议： 会议是浪费时间的，据调查发现一个经理人几乎有70%的时间用在会议上，一个由二十人出席的会议两小时会议吞食了四十个小时的主要工作时间，大量会议是没有时间，没有议程，找错人参加或参加者太多或太少；没有计划，会议过多或少，没有准时开始或结束，讨论脱离议程范围，没有追踪执行， 资料不完整或有所延误：如果因为资料准备不齐或拖延了时间，你必然要花费数倍的时间去完成它；