第四章会议策划与营销.ppt

第四章 会议策划与营销 第一节 会议策划 教学目的与要求：通过本章的学习了解会议策划的要素、会议策划的内容和要求，能够撰写会议总体策划文案。 本节主要内容： 一、会议策划的概况 二、会议前期的准备工作 一、会议策划的概况 （一）会议的类型 1.国际性会议、全国性会议、区域性会议、单位性会议 2.决策性会议、公正性会议、研讨性会议、显示性会议、商贸 性会议 3.现场会、观摩会、座谈会、招待会、电视电话会 4、协会会议、公司会议 一、会议策划的概况 （二）会议工作流程 1、会前 （1）与会议主办方洽谈 （2）提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书 （3）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 （4）确定方案，签订合同，预付定金。 2、会中 （1）会议接待（2）会前准备 （3）会议场所（4）会议住宿（5）会议餐饮 （6）会议旅游 （7）会议娱乐（8）会议服务 3、 会后  （1）结帐（2）资料收集 （二）会议策划的要素 5W(WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW) 1、 WHO :谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？ 2、WHAT: 会议是什么类型的会议？ 4、 WHERE:会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。 会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的关系等　　??? 　　??? 　 5、WHY: 举办会议的目的 6、HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱乐等) （三）会议筹办的时间周期 筹办的时间周期 小型专项研讨会---几个月 中型新产品发布会----半年 大型培训班---1年 国际协会举办的大型会议---2-3年 （四）会议策划的基本流程 二、会议的前期准备工作 （一）确定会议目标和主题 1、确定会议目标 会议目标是会议各项工作的指挥棒，是会议日程安排和内容的基础。 会议目标应书面列明、 会议目标必须切合实际、 会议目标必须具体而可以衡量、 会议目标必须是“应实现什么”，而非“应做什么” 第18届东盟首脑会议2011年5月7、8日开幕在即，印尼定下三大目标：一是基于政治安全、经济及社会文化三大利益，促使东盟有长足的进步，以达成2015年东盟共同体；二是确定东南亚环境与区域结构适合开展的建设事业，把东盟合作提升至全球等级，包括与东亚峰会扩大会议的合作；三是发挥东盟更大的作用，为全球问题谋求解决办法。 2、确定会议的主题 主题：就如同写文章的题目，把会议的实质问题画龙点睛地勾画出来，并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感。 会议主题与会议目标的关系：会议主题服从目标 案例： 日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现人与自然共存的21世纪 主题---“自然的智慧” 2010年上海世博会主题“城市---让生活变得更美好” 副主题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元文化发展 （二）确定会议议题 议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。会议议题一般是对某一件事或某一种活动开展一次有针对性的会议，围绕这件事进行讨论研究。 议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。 议题制定的原则： 1、服从目标 2、主题立意要高 3、处理好主题与议题的关系 主题是议题的集中体现，表达上更概括； 主题统帅议题，主题通过议题具体化。 2005年钢铁产业政策与价格形式研讨会 议题一：产业政策解读 钢铁产业政策取向及对产业发展的影响 议题二：钢铁产品价格走势 2005~2006年国内钢材市场环境及价格总体走势分析 议题三：钢铁专家、生产、贸易企业交流会 （三）会议参加对象 会议参加人员根据会议的目的、性质、议题、议事规则等确定。 1、法定会议，根据组织章程或议事规则确定； 2、会谈、谈判、国际多边会议等，由发起者、主办者和成员之间根据议题协商代表人选； 3、协会和学术会议，由协会会员和学术界有关人士自己做出是否出席会议。 4、纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或领导决定。 （四）