管理培训-提高解决问题的能力.ppt

第四步：拟定解决方案案例 问题：采购部小曾负责的物料货期延误严重 表面原因：小曾工作效率低 深层原因：方法不当、能力不足、专业知识不够 根本原因：小曾个人并不想长期从事采购工作、公司也没有合适 的激励制度鼓励她做好这份工作 解决方案： 严格公司采购管理流程，令小曾重视，看其是否能够“自行解决问题” 告诉她一些提高工作效率的方法并教会她熟练运用这些办法 给她拟定一个培训的计划，要求/帮助她提升专业知识和综合能力 经理经常与她交流，激发她成长的动力，对她的进步不断给予鼓励， 建议公司提供更好的激励政策。在本部门形成一种良好的工作氛围 越高级的解决方案，对管理者的能力、责任心、经验要求越高。 解决措施的一般原则 将原因分成：表面原因 深层次原因和根本原因 立即针对表面原因采取“立竿见影”的措施， 制止（减缓）事态进一步向严重的方向发展（该项 措施一般在问题成因清楚之后三天内实施） 针对深层次的原因，采取一个系统和持续的改进、 措施，一般计划1-3个月完成 针对根本原因，需要上进管理人员参与，在拟定 措施时，需要评估措施可能带来的负面效应。 针对根本原因的措施，一般在上述第二项措施实 施并评估效果之后采取，实施时间可能超过6个月 第五步：实施 解决问题，需要采取措施， 扫帚不到，灰尘不会自己跑掉 不采取措施，问题不会自行消失 根据解决问题方案的复杂程度，拟定一个解 决的措施计划并实行。 解决问题需要的就是“执行力” 第六步：评估 忘记这一步，就会前功尽弃！ 要随时评估措施的效果，特别要关注措施 的实施细节和过程，评估问题发展的“趋势” 对方案随时给予评估。 制定一个措施后，一定要文自己一个问题： 我如何才能够知道效果？有什么“证据”能够 说明效果？ 案例分析 问题点：. 各采购人员对PMC要求的欠料跟催不力，不能及时到位， 并有形成恶性循环之象。 举例陈述 部门内PMC要求CV型控制器中的欧姆龙继电器的交期 回复，需求计划是在5月中旬下的，一般欧姆龙的这款 继电器的交期要在4周以上，如果国外没有现货要生产 的话，则时间更长。在这种情况下，采购人员回复不了 明确的日期。后来，客户订单的交货期有所延缓，PMC 的要货紧急度下降，则跟催力自然减弱，再加上采购人 员其它的事也多，这样将此物料的交期一事就完全抛诸 脑后了。直到PMC再次跟催要料时，才想起欧姆龙的交 期还没有回复和定下来。 案例分析 原因分析 1. 首先，各责任人对事项执行不力，对重要不紧急事项重视 不够、处理力度不到位。 PMC的需求计划在采购员没有回复的情况下，没有一推到底， 在遇到困难时没有想办法去落实或完成它，而且也重视不够， 导致后续将此事完全忘记或忽略； 3. 当事采购人员对PMC所需物料的紧急程度关注不够， 分不清重要事项和非重要事项，最为严重的是对自己本该完 成的职责没有履行下去，导致完全脱节，最终事情无法弥补。 4. 部门内已定的操作流程执行紊乱，形成无章无度的忙乱状态， 即头痛医头，脚痛医脚，最后只感觉到自己很忙，却效率不高。 结论：部门内流程操作监管不力，对违规操作的现象重 视不够，导致放任自流，出现不执行的现象。 案例分析 措施 1. 紧急召开部门会议，并邀请更高一级领导参加，增加权威性； 将存在的问题在会上当众剖析，并再一次明确责任，重复流程不得 再违反。如，所有采购人员在接到PMC的物料需求后必须在三个工 作内将所有物料交期回复给PMC，五个工作日内将所有物料订单下 完；PMC跟踪。 2. 部门经理抽查；所有事项纳入当月绩效考核；如出现问题瞒报的， 一经发现，加倍处罚。如果采购人员碰到难题解决不了的，及时 上报部门经理，部门经理必须在三个工作内解决，解决不了的上 报高一级领导裁定，绝对不能超过五个工作日，即在五个工作日 内必须有处理结果。 3. PMC在每周必须以书面形式提供两次欠料表，将一周内的欠料进行 预测，并在欠料表发放时要求采购人员回复具体到料日期。如，上 午发的欠料表，必须在下午回复交期；下午发的欠料表，在第二天 上午必须回复；哪个位置的人没做到，当事人当月绩效考核扣5分， 当月发生几次，就扣几个5分（总扣分数不超过20分）。 案例分析－意识到问题存在 原文：举例陈述 部门内PMC要求CV型控制器中的欧姆龙继电器的交期回复，需求计 划是在5月中旬下的，一般欧姆龙的这款继电器