工程项目监理文件管理作业指导书 2.pdfVIP

工程项目监理文件管理作业指导书 目 录 1总体要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．63 1.1 基本职责．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．63 1.2 文件格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．63 1.3 文件管理要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．63 2 禁止行为．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．64 3 文件流转形式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．64 4 文件整理和收发文登录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．64 4.1 文件编号格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．64 4.2 文件编号和收发文登录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．65 5 参考资料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．70 附录A 文件编号条文说明．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．70 1 总体要求 1.1 基本职责 1.1.1 工程项目监理文件和记录 （以下简称 “监理文件”或“文件”）是项 目监理组履行监理职责的信息和承载媒介，其中文件是开展监理工作的依据，记 录是体现监理工作的证据。其种类包括法规、规范性文件、管理性文件、公司文 件、工程建设标准 （图集）、施工图设计文件、资料、记录等，其形式包括纸质 文档、电子文档等。 1.1.2 总监理工程师是监理文件管理的总负责人，应指定专人具体负责监 理文件管理工作，督促并检查各级监理人员对本专业的监理文件管理的实施情 况，并对监理文件的安全性负责。 1.1.3 各级监理人员按照总监理工程师分工，负责处理和编制、填写与本 专业有关的监理文件，并对监理文件的及时性、完整性和真实有效性负责。 1.1.4 由总监理工程师指定的资料员 （信息员）负责监理文件的收发、立 卷、编目、归卷、传递、借阅、保管、移交等具体的文件管理工作，并对监理文 件的可追溯性负责。 1.2 文件格式 1.2.1 监理文件以法规、工程建设标准等规定的表式为主要格式；结合公 司内部管理需要，补充部分公司内部表式。可见HLB/JL-01-2012 《质量记录表 式汇总》中与项目监理组有关的文件表式。 1.3 文件管理要求 1.3.1 文件管理的基本要求是：专人负责、及时整理、真实完整、检索方 便、保管妥善。 1.3.2 文件收集范围应符合 《建设工程监理规范》、《建设工程监理安全生 产监督规程》等法规、工程建设标准规定和公司要求。 1.3.3 文件收集和整理应做到内业和外业同步。各级监理人员应督促施工 单位及时报送相关文件，并在规定期限进行审查审核、检查验收或备案；应提示 建设单位及时提供与监理工作有关的文件；应及时编制、填写监理内业文件。 1.3.4 各级监理人员在处理施工单位报送的文件和编制、填写监理内业文 件时，应做到严肃认真，实事求是，确保其真实、准确、完整，审查意见、签认 手续、签认日期等应齐全。 1.3.5 各级监理人员对文件处理完毕后应及时送交资料员。资料员应按要 求将文件分类并编号后存放于文件夹（袋）内，同一分类文件的首页为卷内目录， 每份文件的右上角上应有唯一性编号。当安全监理文件与质量、进度、投资控制 文件相同的可在卷内目录的备注栏中注明该文件存放处。 1.3.6 有归档和移交要求的文件，应在工程竣工备案后提交监理管理部。