第二工程公司文件编写导则.docVIP

管理体系文件编制导则 QEO/JSZ-R·A（02）-01 1、 目的 为确保管理体系文件编制、格式、内容的统一和规范，特制定本导则。 2、 范围 本导则对管理体系文件的编写格式、内容和文件编号做了统一规定。 本导则适用于天津第二市政公路工程有限公司（以下简称本公司）管理手册、作业文件和记录的编制。 3、 职责 3.1 企业管理办公室负责编制、实施本导则。 3.2 管理者代表负责批准并组织实施本导则。 3.3 本公司各部门和下属各单位编制的管理体系文件，应符合本导则的规定要求。 4 、控制内容 4.1 管理手册编制 管理手册的编制应符合以下基本规定： 4.1.1管理手册结构 a) 封面：格式和注明的内容见管理手册封面。 b) 目录：列出管理手册各章名称和标准对应的条款号。 c) 批准书：管理体系运行发布令，由本公司总经理用手写体签字。 d) 任命书：任命管理者代表，由本公司总经理用手写体签字。 e) 公司简介：包括企业资质、业务范围、工程业绩等主要企业信息。 f）手册说明 g) 正文：管理体系文件对标准过程或活动控制要点的表述。 4.1.2 管理手册正文对标准要求或活动内容进行表述。 4.1.3 本公司以及下属各单位的职责界面，特别是职责有交叉时，均应在管理手册职责中交待清楚。 4.1.4 管理手册文件表达页，应画出眉线，线上标明发行版本、修改码、章节号和页码。 4.2 管理手册中程序文件的编制 本公司和下属各单位编制程序文件，应基本符合以下规定要求。 4.2.1程序文件编制内容 目的：简述本程序文件控制目的，应使用为了……引导语开头。 范围：简述本程序文件涉及的内容和使用的领域，应使用规定了……，适用于……引导语言。 职责：描述本程序文件的主责部门和相关部门的职责。 程序内容 这是文件的正文部分，核心部分，是对过程或活动的表述。按PDCA循环的方法详细展开过程或活动，表述应抓住控制重点、控制方法手段、控制责任和活动需填写的记录等，使程序文件做到标文相符、文实相符和文文相符。 相关文件 记录 引用其他相关文件的记录（如文件更改记录） 本程序产生的记录 4.2.2 程序文件职责有交叉时应在职责中说清楚。 4.2.3 程序文件每页均应画眉线，线上标明：发行版本、修改码、章节号和页码，文件结束画终结线，线下标明编制、审核和批准。 4.3作业文件的编制 4.3.1作业文件每页均应画眉线，线上标明：发行版本、修改码、和页码，文件结束画终结线，线下标明编制、审核和批准。 4.3.2作业文件封面格式与管理手册类同。（《作业文件》封面见本文件封面） 4.4 文件的编号 4.4.1 城建集团有限公司名称英文缩写取：TUCG 4.4.2 本公司名称代码 天津第二市政公路工程有限公司代码为：JSZ-R 沥青混凝土制品分公司代码为：JSZ-R·2L 水泥混凝土制品分公司代码为：JSZ-R·2S 构件分公司代码为：JSZ-R·2P 4.4.3 文件层次号 管理手册（含程序文件）：（01） 作业文件：（02） 记 录：（03） 4.4.4标准代码 质量管理体系标准（GB/T19000—ISO9000：2000）代码：Q 职业健康安全管理体系规范（GB/T28001—2001）代码：O 环境管理体系规范（GB/T24001-2004—ISO14001：2004）代码：E 4.4.5管理手册编号 标准代码/公司名称代码+版本号+文件层次号+顺序号 4.4.6 程序文件 标准代码/公司名称代码+版本号+文件层次号+顺序号 以《记录管理程序》为例： 本公司的编号：QEO/JSZ-R·A（01）-02 4.4.7 作业文件 标准代码/公司名称代码+版本号+文件层次号+顺序号 以《管理体系文件编制导则》为例： 本公司的编号：QEO/JSZ-R·A（02）-01 表示本公司质量、环境、职业健康安全管理体系中的第一份作业文件。 4.4.8 记录 标准代码/公司名称代码+版本号+文件层次号+顺序号 4.5 发行版本、修改码和编号 发行版本——首版为A，以后换版递次为B、C、D……； 修改码——首版为0，修改后递次为1、2、3……； 文件编号——是管理体系文件的识别标记，一个文件只有唯一的一个编号。 4.6管理体系文件应采用A4纸，图表过大时可用8开纸折叠装订。 编制：代祥义 审核：施迅 批准：张宝联 发行版本：A 修改码：0 页码：4/4 4