工程服务交付文档归档验收流程(V10).doc

文件名称Document：【工程服务交付文档归档验收流程】 】 文件编码 Reference No.：【 STS/EM18】 版本Version：【V1.0 】 业务类别 Business Category：【STS】◆ 生效日期Effective Date：【 2004－06－30】 业务模块 Business Module ：【工程管理】◆ 拟制责任人Prepared by：【张艳】 业务小类 Sub Category of Business：【文档归档验收 】◆ 文件审核人Reviewer：【肖志雄 】（指对文件内容进行审核的业务主管） 流程责任人 Process Owner：【孙汉武】◆ 角色 Role：【工程督导,办事处文档信息管理员,办事处工程管理经理,文档管理工程师,合作部采购员】◆（各角色之间请以“,(英文半角逗号)”隔开） 功能系统 Functional System：【EPMS、CEAS、服务采购系统、工程采购验收电子流 】◆ 0 定义 Definition EPMS：工程项目管理系统，是一个集成的对工程项目管理业务的全过程支持的WEB系统。主要支持工程安装管理、质量管理、重大项目管理，简单的售前支持、工程勘测进展结果管理，以及工时统计、发货量统计。 CEAS：客户设备档案系统总称，是各产品客户设备档案的统一平台，客户设备信息的详细描述。 服务采购管理系统：ERP的前端系统，也是EPMS与ERP之间的接口系统，主要负责原始工程量到采购量之间的折算，以提供ERP标准的PR采购数据。在此基础上，增加手工创建PR、需求管理电子流等功能，对工程服务采购所有PR做汇总（所有PR都需经过服务采购管理系统才能够生成）。 工程采购验收电子流：基于NOTES开发的，对涉及工程采购的工程服务交付文档进行PO匹配验收的操作系统。 1 目的 Objective 规范工程服务交付文档归档验收操作，保证工程文档及时、完整、规范的归档，确保工程服务采购服务应收和服务应付的准确性。 2 适用范围 Scope 起点：所有自产设备工程安装服务和基础类专业服务（工程）交付完成后，工程督导开始准备完工交付文档；终点：验收通过的纸面工程服务交付文档归档，中央收发系统接收完毕（财务部门据此开始付款流程），合作工程验收文档验收合格信息通知合作单位。 适用于此过程中的验收环节操作。 3 KPI指标 KPI Index 指标名称 指标定义 计算公式 及时性系数 衡量文档归档及时程度的指标 均值 规范性系数 衡量文档归档规范程度的指标 均值 完整性系数 衡量文档归档完整程度的指标 均值 4 流程图 Flow Chart 附后 5 流程说明 Instructions of Process 活动编号 活动名称 执行角色 活动内容 001 提供工程服务交付文档 工程督导 输入：PO采购订单 依据设备安装流程，负责组织客户完成工程服务交付文档纸面原件（设备安装报告、硬件安装竣工报告、系统初验证书、工程竣工验收证书）的签字盖章； 制作客户设备档案电子件。工程完工后将工程服务交付文档纸面原件和电子文档、工程服务实施单位（合作单位）签字盖章的PO（采购订单）提交办事处文档信息管理员。工程督导对工程服务交付文档（纸面件、电子件）归档验收时的及时性、规范性、完整性和准确性负直接责任。 输出：《设备安装报告》、《硬件安装竣工报告》、《系统初验证书》、《工程竣工验收证书》、客户设备档案、PO（采购订单）（不涉及工程服务采购的工程，不提供PO单；这里的PO单指正式PO的复印件） 002 审核、提交工程服务交付文档，并生成合作工程采购验收单 办事处文档信息管理员、办事处工程经理 输入：办事处文档信息管理员收到工程督导（或合作单位秘书/文员）提交的工程文档（工程文档内容详见设备安装流程），根据工程文档流向表（详见设备安装流程）传递、保存与归档工程文档。对于需提交公司文档中心归档验收的工程服务交付文档（设备安装报告、硬件安装竣工报告、系统初验证书、工程竣工验收证书）做如下审核操作： 核对《设备安装报告》、《硬件安装竣工报告》中的合同号、合作单位、服务类型、合作类型、施工单位、工程量等是否与EPMS系统（或实际）工程信息一致且正确； 依据必威体育精装版的《工程文档审核标准》审核工程文档的及时性、完整性与规范性，确保提交到公司的纸面工程服务交付文档的质量； 根据各产品设备档案归档要求和纸面安装报告，检查电子客户设备档案的完整性、规范性，保证工程树与安装报告一致。 经过以上检查，将合格的纸面工程服务交付文档及时邮寄公司文档中心，将电子客户设备档案上载提交到审批库，将纸面工程服务交付文档扫描件上载到EPMS系统。 审核合格的工程服务交付文档，如果