总务处参加国内研习活动心得报告 - 清华大学总务处.DOC

總務處參加國內研習活動心得報告 研習人員：張寶束 所屬組隊中心：文書組 研習名稱：100年教育部暨部屬機關學校文書與檔案管理教育研習 研習地點：惠蓀林場 研習日期：101年03月22 -23日 　　 主辦單位：教育部總務司 課程內容概述： 文書與檔案專題分組討論、談國立交通大學公文線上簽核實施經驗、學員心得交流、檔案管理計畫分析、文書與檔案專題分組報告。 研習心得與分享： （一）文書與檔案專題分組討論： 101年度文書與檔案專題分組討論議題 隊號 隊　長 議　題 11 劉大為 題綱：檔案管理經驗分享。 子項： 校史室規劃。 庫房保管設施。 機密檔案管理。 2 陳淑美 自行研發公文線上簽核及檔案管理系統之經驗分享--主要議題。 便捷檔案應用服務、推廣檔案加值之經驗分享--次要議題。 3 劉清潭 題綱：文書與檔案管理實務常見問題探討。 子項： 有關電子公文線上簽核之推行，在預算未通過下(即無預算)，如何克服？教育部是否對於財務困窘之私校能否提供公版的線上簽核系統？是否可以給予經費補助？ 電子公文節能減紙推動方案之公文線上簽核績效指標101年達30%，104年達40％為目標，有關績效指標是否達成，其獎懲、罰則為何？ 公文的回溯是教育部未來推動的重點項目，該如何著手規劃？ 關於教育部敦陽系統發生電子文重複來文時，其相關處理方式，並建請制定標準SOP，期能縮小每月填報教育部公文收發填報系統(edocap2)之誤差。 文書組之角色，校對或核校？ 「電子公文簽核系統」作業下對於非由人事室製作之主管及計畫助理之電子職章核發。 「電子公文簽核系統」下，職務代理之施行。 各機關對於機關內訊息公布之作法。 4 蔡妱蓉 (1)電子公文檔管系統開發與使用經驗分享。 (2)檔案管理計畫擬訂經驗分享。 5 陳姚珍 我的檔案管理職涯回顧與展望。 子題：如何解決檔案管理人力、經費與空間的難題。 6 陳汎瑩 (1)推動公文系統線上簽核經驗分享。 (2)如何在有限的資源下，做好檔案管理業務。 7 葉明源 題綱：有鑑於文書檔案業務日增，正式編制人員卻反向遞減，如何結合有經驗的文檔人才共同成立專業的協會組織，以協助各單位文書檔案業務工作，將是我們可以思考討論的方向與議題。謹就以下面向，討論協會建立的可能性。 就目前各機關學校文書檔案單位作業情況，有無長期研議或推動進行且屬於全國一致性之規範或議題?成立全國文書檔案協會(名稱暫訂)的必要性如何？是否可提供文檔單位或主政機關正面有效的協助? 以財務結構與人力經費成本分析，成立全國文書檔案協會運作，可能面臨的考驗及挑戰為何？ 成立協會需要的要件與流程如何？應採如何之成立策略(組織、成員、目標)較可能成功?教育部如何軟、硬體上輔導〈協助〉私立校院建立完整之電子公文系統。 建置過程：97.07.31完成採購、98.03驗收完成，目前尚未以憑證辦理線上簽核。 線上簽核系統推行經驗分享摘要： -全校配合措施： 於重要會議中提報，以爭取高層主管支持。 修正分層負責明細表，調整流程作業。 成立種籽團隊，調整系統功能。 依不同身份別，辦理教育訓練。 建立都導機制(未依規定辦理者，以退文處理)。 建立制度(如公文時效管制作業要點) 文書組配合措施： 建立服務窗口 於文書組設立3名專責服務人員，提供諮詢服務。 文書組同仁依業務性質協助指導。 設置專責人員，擔任同仁與廠商間之溝通橋樑。 提供「QA」網站，線上問答 教育訓練：辦理公文系統操作教育訓練，文書處理說明會，公文時效管制作業說明會，承辦人員應有之檔案管理素養，實施問卷調查，了解同仁的需要。 回溯檔案目錄建檔：93年完成 舊檔(46年~97年紙本公文)數位化：自95年開始至98年11月底止，共完成128,693件舊檔案掃描。 98年1月電子公文系統上線 公文管理：創文、線上簽核、流程控管、線上查詢、e-mail稽催、電子公布欄等。 檔案管理：編目建檔、目錄匯送、銷毀、移轉、移交、線上調閱、線上應用申請等。 面臨問題： 「刊登電子布告欄」推動不易：瀏覽者少，訊息傳遞不容易，廢除 紙本通知，承辦人不放心。 系統速度慢，容易引發抱怨 承辦人流動率高 電子郵件量太多？太少？ 處理狀態線上呈現，常有被盯上的感覺 廠商處理問題的時間不夠快 (三) 感想及後續待辦事項 1. 感想：藉由本次文書檔案管理及線上簽核教育研習，不僅瞭解各校「電子公文簽核系統」各校的執行進度，更藉由各組分組討論中，互相就各校執行面所面臨的情況及問題，提出討論，感覺受益良多。總括而言，本校「電子公文簽核系統」自101.01.01實施以來，問題點雖然很多，但幸賴負責同仁及廠商之協助，尚稱順利，相對於檔管局或教育部或台灣大學之分階段線上簽核，本校線上簽核計畫之執