集团公文规范.ppt

目录 一、总则 六、收文办理流程 　 二、公文种类 七、公文归档及管理 三、公文格式 八、公司各部门以公司名义对外行文 四、公文行文规则 九、其它综述材料 五、发文办理流程 一、总则 　　　1、目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本制度。 　　　2、定义： 　　　1）公文是指公司、部门正式发布的令、决定、通知、通报、公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。 　　　2）其他常用文体如：申请、总结、计划等属综述材料，不在公文的范畴之内。 　　　3、管理部门：办公室负责公司公文的管理。 　　　4、适用范围：本规定适用于全公司。 二、公文种类 公文按用途划分 公文按层级划分 1、公司的公文按用途划分为十类： 　　　1）令：适用于总经理直接签发的用于嘉奖、惩处相关单位或人员的公文。 　　　2）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定等事项。 　　　3）通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级或平级单位的公文，人事任免，传达要求下级单位办理和需要有关单位了解或者执行的事项。 　　　4）通报：适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。 　　　5）批复：适用于答复下级单位请示事项。 　　　6）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。 　　　7）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 　　　8）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 　　　9）会议纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项。 　　　10）函：适用于平级单位或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。 2、公文按层级划分为二层： 　　　1）公司级公文：公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理或总经理助理签发。 　　　2）部门级公文：部门级公文是指各部门业务范畴的公文，由办公室主任或独立部门经理签发。 三、公文格式 发文单位标识 字型、字体与间距标准 公文用纸 落款形式 公文收尾 1、发文单位标识: 发文单位标识:发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。 1）紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。 　　　2）发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在后。 　　　3）发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。 　　　4）公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 　　　5)主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。 　　　6)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 　　　7)上行文需有签发人。签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准。 　　　8)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 　　　9)公文应当标注主题词。 　　　10)抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 　　　11)文字从左至右横排书写。 2、字型、字体与间距标准 　　　1）大标题：二号小标宋字体 　　　2）主送机关：三号仿宋顶格 冒号用全角 　　　3）文档号：宋体四号 　　　4）正 文：三号、四号、小四号仿宋（红头文件需三号字） 　　　5)成文日期：三号仿宋 右空四个字的距离 　　　6)主题词：主题词三号黑体 主题词目三号小标宋 　　　7)抄 送：宋体小四号 三号仿宋 　　　8)页 码：宋体五号居中 　　　9)行间距：单倍行距 　　　10）字间距：标准 3、公文用纸 一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为20mm，下间距为15mm，左右间距均为25mm。 4、落款形式 　　　发文单位空二行