高效率专业秘书与助理实务.ppt

高效率专业秘书与助理实务 讲师：张芳 职业化秘书的形象 秘书的职业形象：整洁、清爽、端庄、幽雅、成熟、敏捷 秘书的职业形象包括： 头发 测试题： 如果你在家里，碰到如下发生的事，你先做什么？后做什么？外面有人在敲门，摇篮里小孩在哭，电话铃响了，煤气灶上的开水沸腾了。 全美协会对秘书职业的要求 像心理学家一样善于观察和理解他人。 像政治学家一样有灵活的头脑。 像外交官一样有涵养的风度。 有调查各种棘手问题的丰富经验。 有良好的速记能力及文字功夫。 谙熟各种商业往来中的法律关系。 能熟练地使用各种办公自动化设备。 具备相当金融和税务方面的知识。 能熟练地对各种文件资料进行整理归档。 高级秘书的素质 高级秘书的性格特征： 1.内外兼具（内向；稳重/细心/必威体育官网网址性强；外向；主动热情、性情 随和、左右逢源、有很强的沟通能力和创造能力） 2.稳重踏实：按部就班运作，严守秘密。 3.灵活变通：遇到计划之外的情况能快速想出对策，灵活应对。 如看老板眼色行事。 4.善解人意：能及时准确的知道别人喜欢什么，讨厌什么，并加以回报。 5.细心必威体育官网网址：琐碎的事比较多，要整理妥当（文件夹） 6.气质高雅：看看秘书就知道领导的品位。 秘书的分类 商业秘书（女性）： 高级秘书：董事会秘书、董事长总裁总经理秘书、总经理助理 较强的管理能力、协调能力、领导能力。 中级秘书：部门经理的秘书、经理助理 有一定的沟通、管理能力、外语水平、计算机水平 一般秘书：前台接待、接线员、部门内勤 职责比较单一，技术含量低，薪金较低。 行政秘书（男性）： 秘书长 一把手助理、秘书 职业化秘书的形象 秘书的职业形象：整洁、清爽、端庄、幽雅、成熟、敏捷 秘书的职业形象包括： 头发 面部 服饰 职业化的语言 职业化的动作 发型设计： 发型以自然、干净、轻松、不夸张为主 发型必须与脸型相配、与职业相配、与身份相配 脸型与发型关系 长脸型：不适合中分，可采用中分法和外翻式。 方脸型：短发可以是斜长刘海型，长发采用清汤挂面型 圆脸型：不宜三七开，可用中式齐耳或齐兼容性，不留刘海。 瓜子脸：适合各种脸型，但与身高有关。 提示：长发上班时要梳拢扎马尾，否则影响别人注意力。就像穿丝袜带花一样。 面部要求 眼睛：无眼屎、无眼袋、明亮（隐形眼镜） 、眼睫毛 鼻子：无长鼻毛 嘴巴：无异味、口红适宜（不能太艳、 太跳跃） 牙齿：洁白、整齐、干净 耳朵：无误物 眉毛：不能太浓 面部：稍微化妆、粉底不能太厚 注意：人最有个性的两个部位…眼睛（传情） 、嘴角（微笑） 服饰要求 服饰 秘书的工作服装应以端庄大方、稳重高雅的裙装或裙装为主 服饰：干净、整洁、色彩搭配适宜 注意：裙子款式太旧，会显得老土；款式太时髦 ，又显得不够稳重 注意：裙子的长度不要过膝盖，否则会走光。 鞋、袜 鞋应该 职业化的语言 礼貌语言 （您好/谢谢/对不起/请/再见）森喜郎与克林顿的故事、上wc. 赞美语言 （学员相互训练）….辛苦辛苦与不苦不苦 鹦鹉：欢迎光临 委婉语言 学会拒绝（对不起，我不能接受） 提示：语言精炼、语速适当和节奏、语气微笑、吐字清楚、有说服力 职业化的动作 礼仪标准训练 微笑（练习微笑） 行走：步伐稳健、步态轻盈。 下蹲：捡东西 握手：男士与男士，下属与上司，女士与男士 递名片：顺序 坐：并腿 站：直 了解你的领导的类型 专制型领导 领导决定一切，直接布置任务让下级。很少征询下级意见。 明主型领导 喜欢征询下级意见，集思广益，要求上下融合。 放任型领导 领导撒手不管，下级想如何干就如何干。 交易型领导 信奉公平原则，奖惩分明。 暴发户型领导 大事糊涂，小事较真。 如何应付不好领导的类型 专断型领导（我行我素）…让他去做，满足其成就感。 无知型领导（外行领导内行）…对有原则的，要据理力争。 注重形式型领导…表面做得好，内容也精彩。 吝啬小气领导…张秘书的加薪 生活不检点型领导…尽量避免单独在一起，委婉拒绝，不给机会。 牢骚满腹型领导…做好自己的事，装作没听见。 反复无常型（一会一个点子，计划变成滑稽）…工作慢半拍 爱管闲事型领导…最好少抱怨，牵扯关系。 模糊型领导（布置工作含含糊糊、笼统）…询问清楚。 健忘型领导…及时提醒，多做笔记。 软弱型领导…JUM 不走正道型领导（赌博、钱权交易）…学会认识关系 秘书的行政事务 秘书的行政事务包括： 处理函电 行政接待 起草文书 收发文件 组织会议 保管印信 外部联络 内部协调 上下沟通 一、接待来访 客户来访 礼貌接待 问明来意 引入会议室 奉上茶水 请其稍后 告知被访问者 安排会议 礼送客户 二、电话处理 （1）电话预约前的准备 A.准备好客户的资料(客户的姓