btljz合同管理程序.doc

1.目的 规范和指引公司各部门对各种合同的订立、变更、解除及保管。 2.范围 适用于公司各物业服务中心。 3.定义 公司合同分为A、B、C和劳动用工合同四类： A类合同：是指公司向外提供服务的合同，如物业委托合同等。 B类合同：是指为获取服务和物资的合同，如各类物资采购合同、服务外包合同等。 C类合同：除A、B类以外的合同，包括各部门与内部班组、与政府相关部门、与公司签订的各种管理责任书等。 劳动用工合同：专指与职员签订的劳动合同书、必威体育官网网址合同等。 4.职责 部门/岗位 工作内容 责任部门 负责合同的草拟、初审及履行； 负责部门合同的保管。 运营管理部 负责从品质保证、法律风险角度进行审核； 负责格式化合同的编制及修订。 财务管理部 负责从经营管理角度进行审核。 人力行政部 负责从人力资源管理角度进行评审。 负责公司合同的保管。 总经理、分管领导、部门负责人 负责权限范围的合同审批。 5.方法和过程控制 5.1合同的订立 5.1.1合同的订立应遵循事先签订的原则，所有合同须按此程序规定通过评审、签订生效后方可履行。 5.1.2公司所有格式化合同须在发布生效前进行评审。体系文件中格式化合同通过体系文件讨论的方式评审，其他格式化合同评审时填写《策划方案/合同评审记录表》，至少经品质管理部经理批准，在品质管理部网页公布。涉及经营、管理风险及更改格式化合同条款的合同填写《策划方案/合同评审记录表》按权限进行审批。 5.1.3各类合同订立一览表（见附表） 5.1.4审批权限如下： 权 限 单宗采购额 经理 职能部门 分管领导 总经理 500（含）元以下 审批 / / / 500-2000（含）元 申请 审核 审批 / 2000元以上及所有固定资产采购 申请 审核 审核 审批 10000（含）元以上 组织招投标，按《招投标管理办法》执行。 5.1.5常见合同签署授权一览表 类型 合同名称 签署人 A类 物业服务合同 总经理/授权人 固定资产经营合同 其它服务类合同 B类 服务项目分包合同 部门负责人 设施设备管理合同 部门负责人/工程管理部负责人 绿化养护合同 部门负责人/运营管理部负责人 采购合同 部门负责人 其它类 部门负责人 5.2 合同的履行 5.2.1合同订立后，经办部门负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；其他相关部门给予必要协助。 5.2.2当合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门负责人报告并知会公司相关部门。 5.2.3公司在管项目应具有有效的前期物业委托合同/物业委托合同，合同内容相关主管人员应当清楚并理解。 5.2.4各项目应把物业委托合同中相关要求向部门各级人员进行宣贯，确保各级人员理解服务合同的内容和要求，将物业委托合同中的相关要求在各岗位职责中加以明确，并将物业委托合同中的相关要求分解到部门各业务人员的经营考核责任书。 5.3合同变更 若合同在执行过程中需要修改条款或涉及合同金额变化，按审批流程重新报批。 5.4合同的管理 5.4.1各部门应指定专人负责本部门合同及合同相关资料的保管，并登记在《合同登记表》上。 5.4.2公司合同由人力行政部、经办部门（非格式化经济类合同）各保存壹份原件；劳动合同、职员外部培训合同由人力行政部保管；相关部门因业务需要经人力行政部负责人同意并在《借阅登记表》中登记后可保存合同复印件。 5.4.3部门A、B类合同须在签订后一周之内交财务管理部复印件一份。 5.4.4必威体育官网网址合同的合同经办人员、合同管理人员及所有有条件知悉合同内容的人员须对合同的必威体育官网网址负责；必威体育官网网址合同的查阅、复印须经保管部门第一负责人批准，并予以记录。 5.5合同的备案 各物业服务中心与业主委员会签署的《物业服务合同》应当一式四份,其中业主委员会一份,物业服务中心一份,公司一份,另外一份在该合同签署后十五日内报区主管部门备案。 6.记录表格 BTLJ7.2.2-Z01-F1 《策划方案/合同评审记录表》 BTLJ7.2.2-Z01-F2 《合同登记表》 BTLJ7.4-Z01-F3 《物资服务申请报告》 BTLJ7.4-Z02-F1 《开标记录表》 BTLJ7.4-Z02-F2 《定标书》 BTLJ4.2.3-Z01-F3 《借阅登记表》 合同签订一览表 合同类型 主要合同种类 合同审批 合同订立 相关表格 备注 A类 物业服务合同 智能化工程合同 绿化工程合同 物业顾问合同 租售合同 使用格式化合同或由责任部门草拟合同；职能部门、法务专员、分管领导审核；总经理审批