hxqpi 采购过程管理控制程序.docx

文件名称：采购过程管理控制程序文件编号：HX-QPI-01版本/修改：B/1生效日期：2014.7.1制定：辛玉星适用范围：LKFDL编制/日期审核/日期会签/日期批准/日期目的：明确采购的流程和方法，规范采购的审批过程，确保采购过程处于受控状态。范围：适用于公司生产经营活动所需的间接材料、辅助材料、工装、量检具或维修、校准等服务的采购管理。后勤保障服务类采购如：办公用品、食堂、保安、保洁、班车、汽车租赁、房屋租赁、宽带、电话、供电、供水、燃气、财务费用、体检费用等服务采购不在本程序控制范围，但应遵照本程序所规定的基本采购原则。直接材料的采购执行《物料需求计划管理控制程序》。固定资产的采购执行《固定资产管理控制程序》。术语：（无）职责：技术部：提供产品技术标准等信息，对采购物料的异常状态给予技术上的支持。物流部（采购）：负责供应商的选择、评价及管理，依据采购计划采购所需物资；负责采购合同及采购订单的编制，与供应商的商业谈判；负责《采购/维修/服务申请单》的评审和到货物资的验收。综合管理部：负责后勤保障性服务的采购。采购申请人：正确填写《采购/维修/服务申请单》中所需的信息，明确采购需求，协助采购员验收到货物资，反馈采购物料的使用状态，并且给予合理化的建议。内容：采购原则：基本原则：先申请后订单，先订单后采购的原则。明确基本财务信息的原则。明确需求的原则（数量、时间、品牌、功能等）。紧急状况下的采购原则仅限于因物料或服务的短缺造成：安全隐患客户抱怨质量问题停产发生以上情况须口头通知部门领导及总经理，采购员询价后经过总经理同意方可实施采购。申请人应及时补签《采购/维修/服务申请单》。采购过程流程：流程图输入描述责任人输出采购需求统计物资需求信息：品名、品牌、数量、型号、用途等。申请人物资需求信息物资需求信息向物流部确定科目、成本中心、参考价格及供应商申请人物资需求信息确定确定的信息把确认的信息填写到《采购/维修/服务申请单》中申请人填写好的《采购/维修/服务申请单》《采购/维修/服务申请单》需求部门及计划部门审核部门负责人审核的结果审核的结果对需求物资的必要性、数量及是否在计划内进行审核，是执行“6”，否执行“1”部门负责人审核的《采购/维修/服务申请单》通过审核的《采购/维修/服务申请单》总经理审批总经理审批的结果审批的结果对需求物资的必要性进行审批，是执行“8”，否执行“1”总经理审批的《采购/维修/服务申请单》批准签字的《采购/维修/服务申请单》根据申请单做前期采购准备，了解物料的信息采购员确定物料的信息确定的物料信息评审信息是否能够满足申请要求采购员评审的结果“9”的否定结论与申请人协商解决采购员/申请人延期或取消采购流程图输入描述责任人输出“9”的肯定结论根据《供应商选择管理控制程序》选择供应商采购员确定供应商确定供应商开始编制采购订单或合同采购员编制好的采购订单或合同编制好的采购订单或合同审核订单或合同内容物流部负责人审核的结果审核的结果是执行‘15’否执行‘12’物流部负责人通过审核的订单或合同通过审核的订单或合同提交总经理审批总经理审批的结果审批的结果是执行“17”否执行“12”总经理通过审批的订单或合同通过审批的订单或合同联系供应商签订协议（订单）或合同采购员供需双方签订好的订单或合同供需双方签订好的订单或合同根据采购订单或合同的内容条款，跟踪到货日期 采购员确认的到货日期流程图输入描述责任人输出确认的到货日期根据采购订单或合同的内容，验收物料各部门负责人验收的结果验收的结果是执行“22”否执行“21”各部门负责人判定的结论“19”否定的结论联系供应商纠正错误采购员验证的结果“19”肯定的结论仓库根据要求进行收货物料管理员收货入库单，系统信息收货入库单，系统信息完成入库并根据《供应商评价管理控制程序》对采购过程控制的有效性进行评估采购员评价的结果发票及单据转至《供应商采购付款管理规定》会计/出纳付款回单付款回单提交采购员，复印件分发给供方，原件保留存档采购员采购结束相关文件记录：采购/维修/服务申请单HX-QPI01-01采购订单HX-QPI01-02过程评价指标：更改记录：序号更改内容描述更改人更改日期0首次发布辛玉星2013/12/011按照《文件编写指导书》修改，“《物料需求计划控制程序》”更改为《物料需求计划管理控制程序》，“《固定资产管理规定》”更改为《固定资产管理控制程序》，“《采购付款控制程序》”，更改为《供应商采购付款管理规定》辛玉星2014/07/01