XX事业部会议管理办法.doc

会议管理办法 FTLWZGN.8110200.002.1-2005 管理制度 制度 要素 1.制订目的 为明确会议职能职责，提高会议效率和会议质量，使会议能更好的促进、协调业务的开展，确保会议决议及时贯彻、落实。 2.适用范围 本规定适用于农业装备事业部级会议、事业部部门级会议的管理。 3.术语 3.1 管理类会议：包括经理办公会，是指综合管理部组织召开，事业部经理层、所属相关部门部长及相关人员参加的会议。 3.2 运营类会议：是指由事业部各系统组织召开，事业部副经理及以上领导主持，各部门及相关科室、车间负责人参加的专题会议，包括商品改进会、生产例会、质量例会、成本例会、营销例会以及业务收益及控制周度调度会。 3.3 专题会：指事业部各部门组织召开的各类会议，由各部门部长及以上领导主持、部门人员、科长、车间主任及相关人员参加的调度会、协调会及日常工作中的临时性会议，包括服务协调会及人力资源协调会。 4.职责 4.1 综合管理部为事业部级会议的归口管理部门，具体负责事业部经理办公会及业务收益及控制旬度调度会的组织管理，同时负责对其它类型会议召开时间、地点审定，确保参会人员及会议室不发生冲突。 4.2 会议组织部门负责会议准备工作,会间组织管理和会议结束后的有关工作，并与公司综合管理部公关传播科配合作好有关会议设施、器材准备工作。 4.3 会议主持人负责对会议必要性、会议规模、会议议题、会议目的及会议费用进行审定，确保会议效率和效果。 制度 主要内容 5.会议管理内容 5.1 召开时间、地点、参会人员、规定议题、主持人等原则上按规定执行，因此各会议组织部门要在会议召开前对具体召开地点和时间与综合管理部公关传播科进行协调。 5.2 会议召开频次以《农业装备事业部会议体系》规定为准。 5.3 会议准备 5.3.1 会议议题、 议程准备 5.3.1.1 会议的具体时间、地点和参会人员确定后，由会议组织部门下达通知，并同时向参会人员征集议题，然后将规定议题及征集议题按重要性和轻重缓急排出顺序，拟定会议议程，经会议主持人审批后，按参会人数发放到位，以保证会议顺利进行；或以投影方式使参会人员了解会议内容。 5.3.1.2 议题的提报 所有参会人员，特别是事业部中高层管理人员应针对本部门或分管的职责范围内的有关事业部经营管理情况，积极提报需会议研究协调或决策的议题，所提议题应有创新思想或内容，以推动事业部管理水平的提高。原则上要求经理层领导每月至少要有二个以上议题；主持工作副部长以上干部，每月至少有一个议题；不主持工作的副部长每二个月至少有一个议题，其他干部根据实际情况提报。 5.3.1.3 议题的考核 对在相应时间跨度内没有完成要求议题数量的领导，综合管理部将对责任人实施严格考核。综合管理部将对每个人提报议题的情况进行统计，并组织有关人员对所提议题的水平进行评价，作为事业部对干部能力的重要考评依据之一。 5.3.2 会议材料准备 会议组织部门必须就会议议题安排发言人准备充分的材料,事业部级重要会议材料统一采用投影方式，会间不再发放书面材料；对需要讨论、研究的有关材料要提前以文档形式送到参会人员手中，以便于参会人员对这些材料详细研究，会议开始后可及时进行讨论、决策，以利于缩短会议时间，提高会议效率。 5.3.3 会场准备 为确保会议顺利进行，由会议组织部门有关单位或人员准备好会场,要素如下: 5.3.3.1 会场形式：事业部日常办公会或例会会场布置成长方式，大型会议（50人以上）可根据需要置主席台；5.3.3.2 音响布置：为提高会议效果，有条件的会议室要设置音响设备，会议主持人和发言人面前摆好麦克风，同时设置流动麦克风，以备其它与会人员发言时使用，对需要录音的，应事先做好录音准备; 5.3.3.3 影像布置 根据会议内容，需用电视、录像机、录音机、投影仪时，应提前准备并调试好; 5.3.3.4 会议室温度、湿度、照明、通风、卫生设施要考虑周到，安排布置妥当; 5.3.3.5 为体现会议气氛，对事业部重要会议或大型会议必须悬挂会标，会议组织部门或策划部门要在方案中予以明确，会前准备到位； 5.3.4 会议服务准备（大型会议） 会议组织部门必须事先拟定参会人员、接待用车、食宿、会间用车，往返车、船机票预订、送站用车等计划，确保参会人员按时到、离会期间组织协调、有序。 5.3.5 事业部就有关问题提出召集大型会议的提议时，责任部门要拟定会议实施方案。内容要包括：召开会议的必要性、会议的议题及目的、参会人员、会议地点、会议时间、会议的费用、会议的宣传方案，要充分考虑会议