详解如何利用word邮件合并功能制作准考证.doc

详解如何利用Word2003“邮件合并”功能批量制作准考证 作者：马恩辉 单位：滁州市南谯区大柳初级中学 Word2003邮件合功能大有作为，用此功能可以批量制作准考证、学生证、分数条、胸卡、通知书、工资单、请柬等等。 1、邮件合并基础知识 1.1、邮件合并过程涉及到3个文档 主文档、数据源和合并文档 主文档包含合并文档中都相同的内容；数据源包含要合并到文档中的信息；合并文档是将主文档与数据源合并后得到的结果文档。 例如：在制作准考证中，对固定不变的主体内容和版面进行了设置，将其作为主文档；而将需要改变的学生姓名从学生基本信息表中获取，这个Excel 表就是“邮件合并”中的数据源。 1.2、邮件合并步骤 邮件合并通常包含以下4个步骤： 新建或选择主文档 连接数据源 插入合并域 执行合并。 在“邮件合并”任务窗格中，使用“邮件合并向导”，可以轻轻松松地完成“邮件合并”操作。 2、运用Word2003中“邮件合并”功能批量制作准考证 现在我们就以批量制作准考证为了来学习邮件合并的应用。 2.1、素材的准备 准备的素材主要是学生的照片，可以用photoshop把照片制成100*140的统一尺寸。照片可以按照序号命名，也可以用学生姓名命名。 2.2、建立数据源 照片如果按照序号命名，我们可以建立如下图（1）所示的学生信息数据源，我们把学生信息表和照片文件夹放在同一目录下，照片相对路径记录方法图（1）F列所示。请注意：学生信息工作表中只应该有准考号、姓名、性别、考场、座位和照片等字段和相应的记录，不要在字段上再添加一标题行，否则就不是有效的数据源。 图（1）学生信息表数据源 我喜欢照片记录使用相对路径，用相对路径的好处是只要把主文档、数据源和照片文件夹放在一目录下，那么将该目录文件夹拷贝到任何其他一台安装有word的电脑上都可以轻松生成合并文档。 2.3、创建准考证主文档 启动word2003，用表格制作主文档，如下图（2），以此来固定各信息的位置，并把表格线颜色设成与背景色相同。 图（2）准考证主文档制作 为了美观，还可以在主文档中添加背景图片。 2.4、连接数据源 我们可以使用邮件合并向导连接数据源，如下图（3）依次选择“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令，调出图右侧的邮件合并向导。 图（3）调出邮件合并向导 依向导步骤二提示，选取收件人，点击“浏览”按钮，就可以弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“学生信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“学生信息$”，如图（4）所示。点击“确定”按钮返回主文档。 图（4）选择数据源表 2.4、插入域 将光标定位到“准考号”后一单元格，依据向导步骤三撰写信函提示，选择“其他项目”按钮，就会弹出如下图（5）的插入合并域对话框。在该对话框中的域列表中选择“准考号”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置。点击“关闭”按钮返回到主文档。以相同的方法，将“姓名”、“性别”、“考场”、“座位”域分别插入到主文档中相应的位置。 图（5）插入合并域 说明：步骤2.3和2.4的连接数据源和插入域是利用邮件合并向导来完成的，我们还可以利用邮件合并工具来更快地完成。如上图（3）依次选择“工具”→“信函与邮件”→“显示邮件合并工具”命令，调出如下图（6）的邮件合工具条，利用工具条上的“打开数据源”和“插入域”命令按钮也可以完成连接数据源和插入域的工作。 图（6）邮件合并工具条 以上从数据库域调用的都是文字数据，照片导入主文档就没有这么方便了。照片的成功导入是制作准考证的关键，下面我们就来讨论照片导入主文档的方法。 照片导入主文档的方法（插入图片域的方法）： 方法一、利用数据库中照片路径记录导入照片法。 将光标定位于“准考证”右下边大的单元格内，我们要在此显示学生的照片。按“Ctrl+F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD 照片 }”(不含外边引号)，特别提示：其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。如果你编写域代码的水平有限，请使用自动插入加载照片域代码的方法。详细内容见后面“附加说明”。 实际上，我们用“MERGEFIELD 照片”调用的是照片路径记录，所以INCLUDEPICTURE后引号 中内容就是照片路径。 如果照片不是用序号而是用姓名来命名的，我们可以在信息表中编写照片路径，方法如下图（7）中“照片2”字段记录所示，我们在G2单元格中输入=H2B2I2，就可以得到以姓名命名的照片路径。 图（7）用姓名命名的照片路径的编辑方法 方法二、在主文档中直接编辑照片路径记录导入照片法。 如果照片不是用序号而是用姓名来命名的，这时学生信息表中可以不编写照片路径记录栏。