如何高效地参加会议.ppt

如何高效地组织和参加会议 2 3 4 5 6 7 会议的种类与目的 会议之前的准备事项 会议主持人应具备的素质与会议进程 与会者的素养与礼节 如何应对质疑 会议记录的写法与活用 目录 8 应妨碍会议进程的负面因素 简介 1 将对外、对内的信息传达给公司成员，以统一大家的意见，或有必要就某一共同议题进行集体讨论时，就要召开会议。 会议的顺利与否，取决于领导及参与成员的想法及所做准备是否妥当。 充分的筹备、合理的礼仪以及正确的主持技巧，可以保证会议顺利进行，而且言之有物。 简介 传达消息的会议 向有关人员传达对内、对外某些消息的会议 主要目的是通知及核实，当事人应事先处理好联络事宜。 解决问题的会议 成员个人提出自己见解、对策和解决方案等用以解决问题的会议 出席者如果能带着好的想法或方案出席会议，那么会议将进行的十分顺利、成功 会议的种类与目的 按性质对会议分类 会议的种类与目的 确认会议的种类 围绕某一中心议题展开讨论的会议 业务上的集会、题会 部内会议、科内会议 部门联络会议 广告宣传会议 课题研究会议 晨会、夕会 销售会议 生产会议 …… 开会的目的 传达公司的方针、政策 了解组织的内部情况 把握问题所在，并寻求解决方案 了解每个员工的工作进程 将公司的基本方针和战略目标等信息具体地传达给公司成员 对公司的方针战略进行讨论，加深全体成员的理解，便于统一意见 组织机构规模越大，就越难于对各部门工作内容、进度等问题进行把握与安排 进行部门内部、部门之间的交流，互通有无 “组织机构内部究竟存在哪些问题？” 成员之间积极发表自己的观点，并与他人进行讨论，集思广益，在最短的时间内找出答案 通过听取个人工作进程报告，上级能够很直观地掌握个人的工作状态，并给予适当指示 会议的种类与目的 1 2 浏览与议题相关的事项及资料 会议之前需要准备的事项 明确会议的目的 3 4 5 准备好必要的资料 及时整理意见和想法 其他需要确认的事项 每个人都应该对会议的议题 有一定的了解 如果不清楚议题，应立即向 会议负责人咨询 2 1 明确会议的目的 会议之前需要准备的事项 浏览与议题相关的事项及资料 3 4 5 准备好必要的资料 及时整理意见和想法 其他需要确认的事项 为了提高个人的关心程度， 通览一下与议题相关的事 项及资料 翻译上次会议记录或者浏 览一下参考资料 3 2 浏览与议题相关的事项及资料 公函的内容不要过多，尽量简洁 插入图表照片等给人以直观印象 确认字墨浓淡，保证复印件清晰 投影文字不要过于详细 引用数据信息要标明出处 会议之前需要准备的事项 准备好必要的资料 1 4 5 明确会议的目的 及时整理意见和想法 其他需要确认的事项 4 1 明确会议的目的 会议之前需要准备的事项 及时整理意见和想法 3 2 5 准备好必要的资料 浏览与议题相关的事项及资料 其他需要确认的事项 出席为解决问题而召开的会议， 要事先整理好自己的意见 会后分项在便笺或会议笔记本 上进行总结 5 2 浏览与议题相关的事项及资料 开会时间（不能迟到） 场所（不要弄错会场及会议室） 出席者的人数及成员 需要携带的物品 开会前5—10分钟进入会场 会议之前需要准备的事项 其他需要确认的事项 3 4 1 准备好必要的资料 及时整理意见和想法 明确会议的目的 会议主持人应具备的素质及会议进程 主持人应具备的素质 不要偏袒某个特定的成员，做到一视同仁 准确把握会场气氛与状况，及时作出反应 出现任何情况都不能感情用事，保持冷静 遵照会议目的，引导与会人员完成会议 适当活跃现场气氛，调动与会人员的积极性 会议主持人应具备的素质及会议进程 会议进程中的要点 向全体成员传达会议目的及宗旨 选定书记员，做会议记录 根据会议的议题决定会议时间安排 调动全体成员的积极性 参照会议目的，把握讨论的方向 在会议的过程中整理正反双方论点 向全体成员确认结论 介绍下次会议概要 与会者的素养与礼节 会议开始前的准备 要认识到出席会议是工作的一部分 事先就议题做好研究工作（不懂的地方要请教前辈） 仔细的阅读分发的资料（确认疑点、重点） 在开会时间之前进入会场 会议进程中应该遵循的事项 认真听从主持人的议事进程安排 时刻围绕会议的目的进行发言 不要只听从他人发言，自己也要积极地参与到讨论中去 不要发呆或低声说话，而要认真听他人发言 不要随便中途退场（与外部联系或去厕所等要在开会前就解决好） 会议过程中若有来电，如果不是急事，就要等会议结束之后打回去 要愉快的接受大家都认同的结论 若被问及自己是否赞成，要明确的表明自己的立场 不要摆出一副没有风度的懒散态度 想要发言时，要举手示意，主持人指名允许后再进行发言 注意尽量缩短自己的发言时间 即