office2003使用技巧概要1.ppt

Office 2003 使用技巧 Office 2003 使用技巧 微软花重金打造的 Office 2003于03年11月13日揭开面纱 ，除了有 Word, Excel, PowerPoint,Outlook,Access 外,还有Publisher，Front Page,InfoPath等6个组件、11个产品、4 个服务器、1 项服务 。以下是一些操作方面技巧，希望能给大家工作和学习带来帮助 . 一、Word 篇 1．巧用“选择性粘贴” 用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴，但直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如复制的网页文字，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。 　　 将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。 2．用替换实现文本变图片等 常规的替换，都是文字与文字之间的，实际上从Word 2000开始，用户已经可以使用图片、表格等进行替换了。 　　 首先将需要进行替换的图片或表格等对象复制到剪贴板，然后执行“编辑”菜单上的“替换”命令，在弹出的 “替换”对话框中的“查找内容”框中输入要被替换的文字，输入完毕后将光标移入“替换为”框中，单击“特殊字符”按钮（如果看不到该按钮，请先单击“高级”按钮），在菜单中选择“‘剪贴板’内容”单击“替换”或“替换全部”按钮后，就可以完成操作了，该方法不仅可以应用于图像、图形、表格，还可以用于公式编辑器等。 3．增加、删除和显示全部菜单命令 执行“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“命令”标签，从“类别”列表中选择需要增加的命令所在的菜单，从“命令”列表中选择增加的命令，然后将命令拖放到菜单栏中合适的位置即可。如果需要删除某个菜单命令，只须保持“自定义”对话框的打开状态，选中菜单中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖离菜单即可。当然，我们还可以用更简便的方法：按下Ctrl+Alt+“-”组合键，这时鼠标光标将变成粗减号(按Esc键可以取消)，在要删除的菜单命令上单击就可以将它删除。 4．为奇偶页创建不同的页眉或页脚 创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为奇偶页创建不同的页眉或页脚，需要进行以下设置。 1、单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，选中“版式”卡片，勾选“奇偶页不同”； 2、单击“视图”菜单中的 “页眉和页脚”命令，分别在奇、偶页设置好不同的页眉或页脚； 3、这时就为奇偶页创建不同的页眉或页脚。 5．如何将Word文档转换成为幻灯片 我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。 　　 其实，Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将Word文档转换成PPT文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。 6．插入其它语种的特殊符号 用Word进行文字处理时，往往要输入很多其它语种特殊符号。这里介绍两种常用输入方法。 1.插入符号法 　　 单击“插入”菜单栏，选择“符号”命令，在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种，但是此法调用符号模块时间较长，加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦，因此有一定局限性。 2.利用软键盘功能法 　　 中文输入法提供了13种软键盘。它们是：PC键盘、希腊字母、俄文字母等等特殊符号，我们可以根据需要，进行不同的选择。 7．如何实现“全部保存” 当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。 　　 按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，执行即可完成全部保存的操作了。 另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了“全部关闭”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作会更加容易和快捷。 8．提取图片中的文字 有时候我们找到的文章是图片上的时候真让人沮丧。我们可利用WORD把文字从图片上“抓”下来。 1、安装“Office Document Imaging”的组件；