会议主持与记录技巧.ppt

会议主持及记录技巧;开会让你… 小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理 ;盘点你的会议成本;开会前 6 项准备;开会中 3 大失败;开会后 3 项追踪;由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。 由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。 由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。;有效——借着团队的集思广益,解决个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。 和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认同感,展露个人才能。 参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展。 效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间内完成开会,这就是效率。;与 会 规 则;主持人会议内容中一系列事件,数据要以事实为依据,不得带主观猜测. 与会者提问或者引用一些事件或数据亦必须以事实为依据,不能凭感觉.;感觉与事实演练;判 断 问 题;问 题 答 案;独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流 意见的时间。 火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪 化与他人发生冲突。 优柔寡断——要思路清晰,对决议事项要果断、明确。 加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突。 操控议程——应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。;背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。 会议期待;如 何 总 结;如何让大家愿意发言;如 何 发 言;如何开会举例;开会中: 1.首先提出开会前想好的问题,然后让包商提出解决问题的方案 2.必须要让包商先陈述解决方案,当包商的方案优于自己的期待或自己开会前就想好的期待结果时,问题容易解决,如果包商解决问题的方案与自己的期待有出入时,待包商陈述结束后,摆出自己的立场,然后开始一一驳斥包商方案中的不可行之处,使自己处于主动. 3.包商往往会继续和你争论,说自己有某方面的困难,达不到你的期待,是否某方面可以让亚翔作出一定的让步;此时工程师要考虑实际现场需求,按奈住情绪,某些方面不能让步的坚决不让步,如果因此确定不了会议结果,工程师可向项目经理反映此情况,若自己能掌握施工进度及品质,可相应的让步,以便得到达成一致的会议记录. 4.会议记录上必须说明,如后续工程未按会议记录执行,亚翔将采取何种措施,以此来约束包商 这样就有了决议或执行的标准 ;倾听的技巧;记录的技巧;主持人的工作;会议中的问题;离题 对策: 兜一圈切回主题 给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论。 请他做归纳或替他做归纳。 事先请将规则讲清楚 发言限定时间;争议不下 对策: 暂停会议休会20分钟以上。 参与第三者的意见 将双方意见列表比较。 进行不记名投票。 重整双方意见提出新的方案。 重申共同利益。;抱怨 对策: 同情其不满的情绪。 归纳其不满的原因。 寻求解决的方法。 上级指导员发言过于投入 对策: 装傻发问 重新提出问题 幽默有技巧的提醒长官。;短话长说 对策: 适时的制止发言。 清其具体的想法。 时间不足 对策: 选择重要的议题进行讨论。 限制发言人数(可事先登记) 限制发言时间。;争功诿过 对策: 主席应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。 引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定。 为反对而反对 对策: 请他提出更好的对策。 引导他思考是否有考虑周延。;独占发言 对策: 主席制止其行为。 说明规则并强制执行。 消极的话 对策: 发言者的情绪表示理解 提振士气,拟定共同目标。; THE END !