会展项目策划书写作程序.ppt

* 前言 主要是对参展商表示欢迎 说明本手册编制的原则和目的 提醒参展商在筹展、布展、展 览和撤展 等环节要自觉遵守 本手册的相关规定等 前言一般都很简短，言简意赅。 《参展说明书》的写作要求 * 《参展说明书》的写作要求 ·展览场地基本情况 包括：展馆及展区平面图 至展馆的交通图 展览场地的基本技术数据等 绘制展馆及展区平面图要注意标明： 展馆各种服务设施所在的位置 展区和展位划分的详细情况 展馆内部通道和出人口等 * 《参展说明书》的写作要求 ·展览场地基本情况 绘制至展馆的交通图时要注意标明： 展馆在该城市的具体位置 到展馆的各种主要交通工具和交通路线 各指定接待酒店在该城市的具体位置 该展览场地的基本技术数据要列出： 地面承重、馆内通风条件、货运电梯容 积容量、展馆室内空间高度、展馆入口 高度和宽度、展馆的水电供应状况等 * 《参展说明书》的写作要求 ·展会基本信息 包括：展会名称、举办地点、展览时间、 办展机构、展会指定承建商、指定运输代 理、指定旅游代理、指定接待酒店等 对于办展时间，要具体列明： 布展时间、开幕时间、对专业观众和普通 大众开放的时间、撤展时间、布展撤展加 班时间等，对以上时间尽量精确到小时 * 《参展说明书》的写作要求 ·展会基本信息 对于办展机构，要具体列明： 展会的主办、承办、支持单和协办单位 另外，还要具体列明： 各办展机构、展会指定承建商、指定运输 代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的 详细联系地址、联系电话、传真和联系人 如果有网址和E-MAlL也最好能公布，以便 参展商在需要的时候方便联系各有关单位 * 《参展说明书》的写作要求 ·展会规则 展会要求参展商和观众等参加展会 时所必须遵守的一些规章制度 ·包括： 展会有关证件使用和管理的规定、展会现 场保安和保险的规定、层位清洁的规定、 物品储藏的规定、现场使用水电的注意事 项、现场展品销售的规定、消防规定、知 识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。 展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度，对展会现场管理和维护现场秩序十分重要。 * 《参展说明书》的写作要求 ·展位搭装指南 对展会展位搭装的一些基本要求和 说明，主要包括： 标准展位说明 空地展位搭装说明 * 《参展说明书》的写作要求 ·展位搭装指南： ·由于所有的标准展位的基本结构和配置都 是一样的，所以“标准展位说明”主要是对 展位的标准配置作出说明，列明参展商使用 标准展位的注意事项，提出如果参展商需要 增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。 ·“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空 地展位作出的一些规定和要求，如使用材料的要求、 动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定 等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展 位和布展有较大帮助。 * 《参展说明书》的写作要求 ·展品运输指南： 是对参展商将展品等物品运到展览 现场所作的一些指引和说明，主要 包括海外运输指南和国内运输指南 ·不管是海外还是国内运输指南，都 要对展品等的运输方式和运输线路、 各种货品的交运和文件提交的期限、货运 文件的准备和交付、收费标准、包装、海 关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。 * 《参展说明书》的写作要求 ·会展旅游信息： ·是对解决参展商及观众等参加展会期 间的交通、吃、住、行等需要和展会 前后的旅游需要等作出的一些说明。 ·会展旅游信息要详细地列出：各指定接 待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话 和传真以及联系人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。 ·会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。 * 《参展说明书》的写作要求 ·相关表格 有关参展商在筹展和布展过程中需要 使用的各种表格 ·主要包括：展览表格和层位搭装表格 ·展览表格：贵宾买家服务表、聘请临时服 务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、 研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表 参展说明书编制成功以后，可以印刷成册，在展会开幕 前适当的时间寄给参展商，也可以将其内容发布在展会 的专门网站上供参展商阅览和下载，如果展会有海外参 展商，还要将参展商手册翻译成外语文本。 THANK YOU! * 会展项目策划写作流程 ·2011-9-29 预备阶段常用