利用虚增员工及工时记录侵占公司资金的舞弊审计案例分析及防范.docVIP

利用虚增员工及工时记录侵占公司资金的舞弊审计案例分析及防范 利用虚增员工及工时记录侵占公司资金的舞弊审计案例分析及防范 周为银 德尔国际家居股份有限公司江苏苏州215200 【摘要】通过建立,健全组织的内部控制并有效实施,预防利用虚增员工及工时记录侵占公司资金的舞弊 【关键词】案例控制点不相容岗位措施 中图分类号:F239文献标识码:A文章编号:1009—4067(2011)02-232—01 一 ,案例介绍 2010年9月,某集团公司审计部派出审计小组,对其某子公司成本费用进 行专项审在审计过程中,审计抽查某月工资表进行了分析性复核.发现以 下现象: (1)公司重名的员工达60名; (2)不同姓名的员工,其发放工资银行卡号相同. 审计小组通过调取相关员工人事档案,考勤记录及询问等方式,对所 有疑点进行了逐个核查.经查,公司现有员工达2000多人,大多是当地 人,.当地莺名现象较普遍.有一个家庭几个成员在公司工作的情况,有的 员工要求将家庭成员的工资打入一个人银行卡.经比对大部分被排除.但 仍存在重大舞弊线索:有两名员工已离职,工资仍在发放,其中1名员工 的工资划入负责编制某车间工资表的核算员的卡中.这两名员工均无社保 等代扣款项. 审计小组向集团审计部进行了汇报,并提出要求实施舞弊检查的建议. 审计部责成审讨小组组成专案审计组,并制定审计计划及审计方案,实施专案 审计.最后查明,该子公司某车间核算员王某利用为本车间编制工资表的便利, 虚增员工和工时记录侵占公司资金67000元的事实. 该公司工资由各车间核算员根据公司工资政策及当月考勤,计算编制员 工工资明细表和员工工资汇总表,打印装订成册,报分人力资源部, 财务部进行审核,总经理批准.为了便于审核及银行划款,要求同时报送员 工工资明细表,员工工资汇总表EXCEL电子文件,和包括员工姓名,银 行卡号,发放金额在内的工资发放表EXCEL电子文件.各级审核的是员 工工资数据的书面文件,但数据加总审核都是利用电脑进行自动求和,然后与 书面文件数核对,发放的工资总额与提供给银行划款的.工资发放表合计数 一 致.员工工资卡由本人提供资料,由车间核算员集中报财务部向银行办理, 由车间核算员统一领取发放. 核算员王某利用自身职务便利,用已离职的员工身份证复印件等资料办理 银行卡供自己使用.在制作员工工资明细表EXCEL电子文件时,故意将虚 假员工的工资信息隐藏,这样就不会打印出虚假员工信息,而汇总的工资额却 包括虚假员工的工资额.在工资发放表中却显示一名虚假员工信息,籽另 一 虚假员工的工资卡号换成自己的银行卡 二,工资和人事控制关键控制点及不相容岗位 建立,健全组织的内部控制并使之得以有效实施是预防舞弊的主要途 径.上述工资和人事控制涉及的关键控制点:①员工的聘用和离职控制.② 工作时数控制.③工资计算控制.④常备数据维护控制.⑤发放工资的银行 卡号控制. 涉及不相容的岗位:新人职员工,离职员工在工资名册中录入和删除操作 和审核确认,工作时数统计.确认和审核,工资计算和审核,涉及调整员工社 保的适用基数和扣除率,每小时工资率,职员月工资及各项补贴标准,每小时 加班费,公司缴纳社保费比率等基准数据的批准,录入,审核,发放工资的 银行卡号确认,录入及审核.内部稽核与相关数据录入,审核,批准. 三,具体控制措施 由于上述关键控制点涉及不相容岗位分工,而公司员工人数多,录入及复 核的工作量大,应通过管理系统进行分别授权控制,若用EXCEL文件管理, 则要用单元格锁定功能.尽量做到自动控制,减少劳动量. 1,新进员工应及时录入员工名册r 人事管理员根据新进员工档案,填制新人职人员通知单,由用人部门复核 后交财务部,作为其办理工资卡,发放工资的依据. 2,离职员工应从员工名册中及时删除 人事管理员根据经批准的解除,终止劳动合同批准表,填制离职人员通 知单,由用人部门复核后交财务部,作为停发工资的依据. 232中国电子商务..2011.02 3,用以计算工资的工时数据真实,完整 人事管理员将打卡机每天记载的每个工人的工时按标准工时和加班工时 记录在用EXCEL编制的工时记录单中,月未交给各车间主任(部门主管)复 核批准后输入系统,薪资主管根据经车间主任(部门主管)签字的工时记录单 审核输入系统的工作时间是否与工时统计表一致. 4,准确计算和记录工资 系统根据已审核的工时记录,计算所有员工当月工资额(包括工资,加 班费,奖金,各项补贴,社会保险费扣除金额,个人所得税扣除金额等),并 汇总各部门员工的各项工资费用总额,自动生成.员工工资明细表和.员工 工资汇总表.打印后经人事经理签字批准后,薪资主管填写工资支付申请 表.财务经理审核员工工资明细表,员工工资汇总表和工资支付申请 单,将工资支付申请表交总经理