会议管理_图文.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 离题 对策: 兜一圈切回主题 给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论 请他做归纳或替他做归纳 事先请将规则讲清楚 发言限定时间 会议中常见的状况 争议不下 对策: 暂停会议休会20分钟以上 参与第三者的意见 将双方意见列表比较 进行不记名投票 重整双方意见提出新的方案 重申共同利益 会议中常见的状况 抱怨 对策: 同情其不满的情绪 归纳其不满的原因 寻求解决的方法 上级领导发言过于投入 对策: 装傻发问 重新提出问题 幽默有技巧的提醒长官 会议中常见的状况 短话长说 对策: 适时的制止发言 代为描述其具体的想法 时间不足 对策: 选择重要的议题进行讨论 限制发言人数(可事先登记) 限制发言时间 会议中常见的状况 争功诿过 对策: 主席应制止不当的发言,并给予其适当的肯定 引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定 为反对而反对 对策: 请他提出更好的对策 引导他思考是否有考虑周延 会议中常见的状况 独占发言 对策: 主席制止其行为 说明规则并强制执行 消极的话 对策: 发言者的情绪表示理解 提振士气,拟定共同目标 呼喊精神口号 会议中常见的状况 九. 会议中常犯的错误 论证的错误 权威的误导 经验的误导 不计细节的误导 参考点的误导 倒果为因的误导 引证的误导 根源错误的误导 没建设性的抱怨 复杂性的抱怨 人身攻击,在他人身上贴标签 算旧帐 消极性的抱怨 开会没有实际效果 丰田汽车办公室标题： 只开有实际效果的会议 准时开始，最好一小时内结束 重点在实际行动 十. 会议后的追踪 开会后 3 项追踪 开会后3项追踪 开会结束时要回顾哪些重点？ 1. 行动项目 2. 决议 3. 开放议题 决议追踪 什么事? 什么人负责? 什么时候完成? 什么时候报告? 如何报告? 十一. 补充资料 感觉与事实 感觉：即对事物主观的意念,其中包含个人的价值判断, 因此感觉的产生往往因人而异 事实：即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发生的事件 相符 感觉与事实演练 昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人 正在收拾店面,一位客人出现并要求 鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗内 的东西被人抓起,忽然有个男人迅速 跑出店外,突然间警铃大响保安人员 迅速赶至现场 判断问题 以下问题你认为是事实者请打? 为感觉者请打? 1.店主正在收拾店面时,有一位男客人出现 2.那位客人是强盗 3.此事件发生于昨晚九点过后 4.有人打开橱窗 5.打开橱窗的男人是店主 6.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走 7.强盗抓取橱窗内物品后迅速跑出店外 8.橱窗内有金饰,且有许多贵重的宝石 9.强盗威协店主并进行抢劫 10.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色 问题答案 ?1.客人未指明是男女 ?2.没有明确的线索显示客人是强盗 ?3.未指明是白天九点还是晚上九点 ?4. ?5.没有明确提出店主的性别 ?6.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走 ?7.没有指明是强盗抓取橱窗内的物品 ?8.只说有宝石,没有指明是金饰 ?9.均没有在文中提到过 ?10.没有明确的数字或说明显示参与的人数 会议改革 领导作风 掌握会议重要决策的关键时刻 藉思考法、基础技术、工具等活化组织，提升思考性会议 3思考：从零出发思考法、纲要思考法、选择思考法 3基础：参与态度、结构化、本质化 3工具：逻辑树、矩阵排列、过程分析 磨练报告技巧，强化会议活力 　3技巧：存在感、剧本撰写技巧、传播技巧 从『空间』和『工具』思考未来的会议 For your attention * * * * * * * * * * 运筹广告怎么开会？ 『问一个好问题，胜过想好的答案』~运筹广告副董叶明桂 会议前置： 测试简报系统运作 会议开始： 报告背景(Briefing) 动脑时间(40分钟是脑力激荡的上限) 中场休息(整理并挑出几个值得讨论的idea) 最后讨论，去芜存菁 会议结束 三. 会议前的准备工作 会议的管理 会议的成本 会议召开的时机 重要的、紧急的议题 需要集思广益的 无法私下协商的 开会前 6 项准备 开会前6项准备 开会前的重要步骤有哪些？ 1. 先决定会议希望达成的结果 2. 想想会议是否有必要召开 3. 邀请适当的人出席 4. 准备背景资料 5. 设定会议