如何高效开会？主管培训二.ppt

如何高效开会 利世主管成长培训之二 凡是会议过多，一定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理水平。 复杂性定律：任何任务的复杂程度等于那项任务步骤的平方。 随着任何过程中步骤数目的增加，复杂程度急骤递增。 减少步骤的数目，可以迅速简化过程。如：保险公司的人寿保险申请，原来要通过22双不同的手来传递，每个人审查一部分要6周，通过流程改进前21个步骤指定一个人，第二个人再审核第一个人的工作，只需24小时，增加了10亿美元。 任务 步骤 结果 你自己打电话 1X1 1 别人替你打 2X2 4 别人再请人打电话 3X3 9 别人托人再请人打电话 4X4 16 目录 1 2 3 为什么要开会？ 高效会议十步法 高效会议公式 高效会议的好处： 通过会议减少步骤， 布置出低价值的工作 确保团队时间、精力放在价值贡献最大的任务上 组织有技术和有能力 的人一起工作，引导 出最佳方案。 持续 改善 简化 工作 群策 群力 专注 目标 团队的持续改进，最 终形成爆发效果。 一、凡是会议，必有准备： 永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本。 会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。会议有事先检查制度，没有准备好的会议可以取消。 在会议前，需把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。 组织上的运作摩擦，积攒起来确实可以让整个集体意愿偏离任何一个成员所期望的方向。 二、凡是开会，必须守时：设定时间，准时开始、准时结束。尊重别人的时间。 要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话，要事先通知与会人员，使他们有思想准备。 举例：利世晨会流程：  三、凡是会议，必有主题： 开会必须要有明确的会议目的，会议的主题，要事先通知与会人员。在会议准备的PPT前2页PPT，必须显示会议主题。 没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。 四、凡是会议，会前必有议程、主持人： 要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备。 会议主持人对每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。 五、凡是会议，必有结果： 开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。 会议主持有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言， 会议时间最好控制在30分钟到1小时以内，会议主持人要设置时间提醒：现在还有20分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。 没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。 主持人要驱散大家心里“唯我正确”的执着，在“自我”之外对组织原则有所敬畏，对“自我”能够反省。  六、凡是开会，必有训练： 三点势法：强迫用三点归纳、总结表达自己的意见。 利世五步议事法：提议题、出主意、拟方案、定公约。如：读书会的迟到问题。  步骤 举例 1、提议题 读书会有人迟到，有人觉得不公平。 2、出主意 A. B. C. D. E. 3、拟方案 B+D A+E 4、表决 B+D 5、定公约 如果有违反，会。。。。。。 对主持人发言，不同意见的对手之间你来我往的对话，是规则所禁止的。 罗伯特议事规则： 1）一事一议，凡持不同意见者，都分配有发言机会。 2）所有发言人都是对会议主持人发言，而不是对持不同意见者的发言。 3）在会议主持人一定会给予任何一方发言机会的前提下，禁止不同意见者之间直接对话，避免伤了和气还不能解决任何问题。 4）只能有一个议题，一旦一个提议被提出来以后，它就是当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它先搁置了，然后才能提下一个提议。 反对人身攻击：必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或讥讽的语言。如：议长先生，事实是怎样怎样的，而不是如我尊敬的朋友说的那样。。。。 八、凡是开会，必有记录： 一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限： 放周一会议记录： 九、凡是散会，必有事后追踪： “散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项