数码照片档案管理方法与程序_图文.ppt

数码照片档案管理方法与程序 主要内容： 一、数码照片的归档范围 二、数码照片的归档要求 三、数码照片的归档流程 一、数码照片的归档范围 《电子文件归档与管理规范》 （GB/T 18894-2002） 3.1条款，对电子文件定义为，“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”数码照片其实质就是电子文件，准确地说是图像文件 。 《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002） 4.1 收集范围4.1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。4.1.1.1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。4.1.1.2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。4.1.1.3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常悄况和现象的照片。4.1.2.4 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。4.1.3 其他具有保存价值的照片。 注意事项： 选择性归档 一般不把将活动中形成的数码照片全部作为归档照片、而是有选择重要的、有代表性的、有查考利用价值的照片进行归档。 归档照片数量 各单位根据本单位实际情况自定，主要是要结合重要程度、实际工作需要等因素来定，在实际工作中需要具体情况具体分析。 其他适用情况 通过扫描、数码翻拍普通照片等形成的数码照片归档方式也适用 二、数码照片的归档要求 要求： 　4.2.2 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 　4.2.3 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点4.2.4 底片、照片、说明应齐全。4.2.5 底片与照片影像应一致。建立健全相关制度 照片分辨率与格式 单张数码照片文件分辨率应在1280X960以上（采用三百万像素以上），数码照片的存储格式应JPG。 双轨保存制（即归档的文件仍需打印成纸质件保存） 三、数码照片归档流程 一、归档前期工作（摄影人或责任科室负责） 1、挑选数码照片 2、冲印数码照片 3、移交归档照片 二、具体归档工作（档案室负责完成） 1、实体照片归档 2、数码照片归档 三、光盘的编号与保管 （一）归档前期工作之一——挑选照片 如何挑选：有代表意义的、反映活动、事件、会议发展过程、结果的，注意量的控制 如何分组：并非同一类照片为一组，而是同一次活动、事件、会议的照片为一组 如何编写总说明与分说明 　总说明：对本组照片作简单说明，包括六要素： 事由、 时间、地点、人物、背景、摄影者。 照片分说明：说明每组内单张照片的具体情况（如对人物姓名、职务、位置、行为的说明等等）。 （一）归档前期工作之二——冲印照片 冲印数量——数码与实体一一对应 所有挑选出归档的照片全部冲印 冲印方式 专门数码照片冲印点冲印。 冲印大小 全部5寸，珍贵的照片可冲印大幅照片。 （一）归档前期工作之三——移交照片 移交手续 1、移交签字—移交单 2、移交清单—移交明细 移交存储：不可存储在系统盘（即不可存在C盘下） 移交内容：实体照片、数码照片、文字说明三者必须同时移交 移交时间：各单位自定，提倡照片形成一周后移交档案室，即随时移交。 （二）具体归档工作之一——实体归档 归档方式：与传统照片归档相同，可以与传统照片连用、混用。 分类方法：类别—年度 归档要求：按组归档 编号方法：全宗号—目录号—案卷号—照片号 （二）具体归档工作之二——数码归档 设置类文件夹，将组文件夹对号入座（示例） 组文件夹重新命名 组文件夹题名格式：全宗号-目录号-案卷号-（本组第一张照片的照片号-本组最后一张照片的照片号）+本组简单说明 如：12-8-3-(12-18)2005全区档案工作会 每张数码照片重新命名 数码照片题名格式： 全宗号-目录号-案卷号-照片号+本张照片的简单说明 检查组题名，对不符合六要素要求进行修改 刻录光盘： 一次性写入不可擦写光盘，一式两份 （三）光盘的编号与保管 存放位置：放入光盘盒中。 编号： 按照形成年度的顺序用阿拉伯数字大流水排列； 用口取纸贴于光盘盒盒脊，标明光盘流水号和数码照片形成年度。 标签 保管要求 数码照片档案背景信息登记表 数码照片档案登记卡 光盘的保管要求： 避免擦、划、触摸记录涂层。 即用即取，用毕归位。 竖立存放，避免挤压。 保持存放环境清洁，注意防尘与防光。 应每5年进行一次有效性、安全性检查，发现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改