某公司办公用品管理办法(总部适用).doc

办公用品管理办法（总部适用） 归属体系：××（××）有限公司经营管理手册――行政系统分册 文件编号：××—行—总务013 撰写单位：行政中心总务部 版 本：第一版 生效日期：2003年9月9日 机密等级：□ 机密 ■ 一般 合计页数：5 正文页数：3 附件个数：1 制度正文目录： 目 录 页次 1、目的 1 2、范围 1 3、名词解释 1 4、职责 1 5、作业内容 1 6、注意事项 3 7、附件 3 总裁审批 管理研究室审核 撰写 人 目的：为规范办公用品的计划管理，满足总部各单位工作需要，杜绝办公用品的浪费，降低办公费用支出，特制定本管理办法。 范围： 2.1适用范围：××（××）有限公司总部各中心、各直属部门。 2.2发布范围：××（××）有限公司总部各中心、各直属部门。 名词解释： 3.1定额控制原则：由总部总务部根据各单位的工作性质和业务需要，于年初核定各单位的月办公费用，下达各单位执行；当月费用超支者占用下月指标，全年费用超支者，要写清原因上报总经理批准后予以列支。 3.2分类管理原则：对不同类别的办公用品，采取不同的管理办法。 3.3计划管理和集中发放原则：为提高各部门的工作计划性，办公用品管理实行每月提前上报计划，集中采购、集中发放的办法管理。 职责： 4.1××（××）有限公司行政中心总务部是总部所有办公用品的管理部门，负责总部办公用品上报采购、保管、发放和费用核算等管理工作。 作业内容： 5.1管理要求 5.1.1××（××）总部各部门及各中心于每月20日前向总务部上报下月所需办公用品计划，总务部汇总后根据实际用量和库存情况制定购置计划，经领导批准后由集团采购部（××投资） 配发。 5.1.2月度办公用品的发放采取集中发放，每月5日前由总务部通知各单位集中办理办公用品领取工作，各单位按指定时间派员前往总务部库房领取。 5.1.3临时申请的办公用品采取周定期发放制度，每周二为各单位临时申请的办公用品领取用时间，其余时间不予领取。 5.1.4领取办公用品时务必持有总部总务部的申请报告批单（如属于更换性质，应以旧换新，个人申请的办公用品由个人领取，各单位申请的公用办公用品由申请人负责领取。 5.1.5总部总务部设专人负责办公用品统计采购、入库、分发工作。办公用品入库需根据入库单严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否相符，按手续验收入库，登记上帐。未办入库手续，财务一律不予报销。 5.1.6办公用品的库房管理要做到帐目齐、数量清，摆放整齐，帐实相符，并且要日清月结。 5.1.7每月要对各单位的办公用品费用进行统计，并于月末将有关单据结转到财务部结算。 5.1.8各单位及直属中心要设专人负责本单位的办公用品统计、领取、发放工作，并建立办公用品领用登记制度，对领回的办公用品尤其是耐用办公用品建立档案卡，办公用品领取人要签字。耐用办公用品若非正常损坏或丢失，当事人要按价赔偿。 5.1.9调离人员在离职前，要办理物品交接手续，总务部负责收回离职人员的办公用品和物品并签字确认。人力资源部在得到签字确认后方可办理离职手续。 5.2管理实施办法 5.2.1分类管理：根据办公用品的使用和收回方式不同，分为四大类，对不同类别采取差异管理。 5.2.1.1消耗品：包括墨水、圆珠笔、荧光笔、水性白板笔、笔芯、橡皮擦、涂改液、口曲纸、刀片、即时贴、胶水、胶条、胶带、双面胶、大头针、曲别针、纸杯、钉书钉、皮筋、面巾纸、资料袋、文件袋、垃圾袋、凤尾夹、装订铁夹、电池、原子印油、复写纸、传真纸、复印纸、信纸、信封、笔记本等不回收的一次性消耗的办公用品，对这类办公用品，由各单位领回后根据需要发放； 5.2.1.2耐用办公用品：包括文档柜、打孔文件夹、40页文件夹、支票夹、票据夹、签字笔、期刊盒、印台、海绵池、计算器、软盘、钢笔、直尺、壁纸刀、剪刀、装订机、订书机、启钉器、打孔器、书档、鼠标、键盘、鼠标垫、名片册、纸篓等，这类办公用品属耐用办公用品，由个人领用，但离职后必须退回。 5.2.1.3公共消耗品：墨盒、碳粉、版纸、速印纸等，由总务部负责管理，并将费用分摊给各使用单位。 5.2.1.4专业用品：彩打纸、照片打印纸、凭证封面、凭证纸、小线、考勤卡、费用报销单、借款单、差旅费报销单等，由使用单位摊销。 5.3耐用办公用品配备标准 5.3.1所有新入职人员根据级别配备相应的办公用品，若职位发生变更，则根据配备标准相应调整其办公用品的配备。 5.3.2经理级以上人员（含经理级）办公用品配备标准：办公用品领用表中所有工作必备的物品，主要有：硬皮笔记本、钢笔、计算器、软盘、剪刀、裁纸刀、订书器、打孔器、直尺、名片册、期刊盒、40页文件夹等。 5.3.3经理级以下人