档案管理办法33778916.doc

山西省生物研究所档案管理办法 为提高档案管理工作水平，维护档案的 完整与安全，适应办公自动化建设的需要，更好的为我所科技工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《国家档案局8号令》、《山西省档案工作条例》等有关法律、法规、结合工作实际，修订和完善本制度。 档案的接收 归档范围 凡是在各项工作中形成的，反映本单位职能活动面貌的，具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像及其他数据存储介质等不同形式的历史记录，均属归档范围。包括：党群工作、行政管理、经营管理、科学研究、基本建设等各种形式的档案。 不归档范围 凡是不反映本单位主要工作活动情况，没有查考和利用价值的文件材料不需整理归档，由部门暂存，定期销毁。 归档要求 我所实行统一领导、分级负责、集中管理。各职能部门在工作活动中形成的档案，由部门分别收集、整理。按照有关规定向档案室移交，进行集中管理，尤其办公会材料，各部门档案人员要及时整理，会后立即归档，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 文书档案：凡是工作活动中形成的具有保存和利用价值 的文件材料，由部门整理完毕后，连同归档文件目录于文件形成后的次年3月底前向档案部门移交，并办理移交手续。 2、会计档案：按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》执行，年度终了后，暂由会计部门保管一年，由财务部门编制目录，于次年6月底前向档案室移交。 基建档案：应在工程竣工验收合格后向档案室移交。 科技档案：凡获山西省科技成果奖的项目档案和列入科研项目 的档案，经过部门整理、立卷，于次年6月底前移交档案室。 5、 其他档案：其它具有保存和利用价值的纸质或其他介质的重要资料，于次年6月底前向档案室移交。 档案的整理 整理原则 文件整理应遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 质量要求 归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或容易退变的文件，热敏纯真纸文件应予复制。 整理方法 1、装订 （1）确定归档的文件的“件”。一般以每份文件为一件，文件的正本（包括附件）与定稿为一件，来文与复文为一件，转发文月被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。文件（正式文件和其他归档材料）定稿如果是计算机打印的，与正本内容一致，只将文头纸及领导签字的一页附在正本之后归档。应归档的电子文件与纸质标引一致，并存入档案数据库。 2、分类 （1）按内容和载体的不同，对档案进行科学的分类，分类应保持前后一致，具有稳定性，一般可采用年度——组织机构（或问题）进行分类。 （2）不同年度的文件一般不得放在一起整理，跨年度的请示与批 复放在复文年整理，没有复文的放在请示年整理；跨年度的计划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；若是计划、总结在同一年中应视文件内容的主次来确定整理年度；跨年度的会议文件放在会议开幕年整理；合同性文件放在签字年整理；各类案件材料在结案年度整理。 3、排列 在同一保管期限内，同一类目内的文件，按事由结合实践、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。 4、编号 归档文件依分类方案和排列顺序逐渐编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 5、编目 以“件”为单位，按排列顺序认真抄写，打印归档文件目录。复文和来文为一件的，只抄写本单位制订的文件目录，并在备注中填写“附来（复）文”文件标题不明确或没有标题的，要另拟标题；文件责任者、时间不清楚的，要查清楚后填入各栏，并备注说明。归档文件目录应装订成册，并编制封面。 6、装盒 将归档文件按本档案室编号顺序装入档案盒，并认真填写档案盒封面，盒脊等项目。 7、上架 认真填写备考表。盒内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，同进将整理人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。备考表置文件之后，将档案盒按号顺序存入档案柜中保存。 档案的保管 （一）根据保存档案资料的数量，配置必要的适宜保存档案的专门库房和柜架保存。档案柜上标明所存档案的年度、起止号，以便查找利用。 （二）库房应配备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，保持库房内外整洁卫生，配置温湿度计、复印机、照相机、除尘器、空调设备和微机档案工作设备。档案库房温度要保持在14—24度，相对湿度保持在45—60%，坚持每日观察登记。 （三）建立健全档案资料的统计制度。对对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行统计。 （四）建立全宗卷，以积累存储本单位案卷的分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。 （五）档案工作人员必须认真贯彻执行《档案法》、《必威体育官网网址法》和有关档案工作的规章制度。热爱档案事业，钻研业务，熟悉本单位的历史和所藏的档案情况，编制各种档案检索工具和必要的参考资料，适应