档案管理办法3408900.doc

精友时代信息技术发展有限公1目的 1.1为加强公司档案管理，实现档案管理的规范化、制度化更好公司各项工作，根据《中华人民共和国档案》和《》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法本办法适用于公司各部门及区域的档案管理3.1企管部是的归口管理部门，负责公司受控编号管理，并对公司各部门、各区域使用和保管情况进行监督检查。公司各部门、各区域定专人负责档案的工作个部门参与办理的，形成的档案由主办部门收集4档案的编制原则和编制方法 4.1术语 4.1.1档号：档案室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 4.2档号编制原则 4.2.1唯一性原则 1.1档案室档号代码，一个代码只表示一个号对象。 2合理性原则 2.1档号结构必须与档案的整分类体系相适应。 3稳定性原则 3.1档号一经确定，一般不随意改变。 4扩充性原则 4.1档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 5简单性原则 5.1档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 档号的结构 ：—— 二级目录 部门 —— 年度——流水号。—— 二级目录-客户名称 项目分类-部门 —— 年度——流水号-子目录流水号。例： 4.4档案的总目录分类（一目录） 4..1管理类文件（GL） 4.4.2技术类文件(JS) 4.4.3外来文件（非本公司范围内产生的文件）档案的分目录分类（二目录）管理文件包括：会计凭证会计帐薄财务报告文件技术文件手册、课件、等图表5归档范围 5.1是指本公司及各区域从事经营、管理及其他各项活动直接形成的对本公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录本公司档案为全部受控文件.3提交档案包括但不限于下列内容： 凡是反映公司活动、具有查考利用价值的文件资料（公文、传真、图表、报刊、录音、录像、盘片等）均属于归档范围.3.2公司颁发的各种正式文件的签发稿、重要文件的修订稿.3.3公司召开各种会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、发言、记录等.3.4公司对外的正式发文与有关单位来往的文书.3.5公司各部门的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录统计报表及简报.3.6公司各部门制定的规章制度.3.7公司及各部门干部任免、调配、培训、职工的录用、转正、定级、调资、奖惩等档案.3.8公司固定资产、财产等移交凭证.3.9项目立项申请书、项目论证材料、计划任务书、合同或协议书、设计书、设计审批意见书、成果评审及鉴定意见书、科技成果登记、获奖材料、必要的工作细则、指南及其附件等文件；阶段性工作报告、总结、最终工作报告及其全部附图、附件、附表；报告的底稿底图、原始记录本、照片及底片、各种影像数据、软件、数据库、多媒体等。 .3.10所有形成的电子档案（包括成果、原始等）均要提交电子文件及清单。 .3.11中途因故停止的项目，除提交上述资料外，还应有项目终止的相关文件及有关项目说明、终止原因和现阶段成果的使用价值等文字材料及其电子版。 档案的档案的时间公司各部门不得无故延期或不交.2档案提交的质量应符合下列要求： .2.1各种文件和资料齐全、完整.2.2材料和数据真实准确.2.3档案编排、图件编制符合规格.2.4纸质文档印制清晰，书写字迹工整，着墨牢固.2.5电子文档格式及编制规范、正确，其内容与纸质载体一致6.2.6光盘、盘整理有序标记清楚，每一光盘、盘盒中均附有目录和说明.2.7档案载体和实物档案装具符合要求.2.8档案文件目录填写正确齐全。档案归档的要求 1各部门及区域文件档案管理负责人在规定的归档时间内把整理审定完毕的档案资料交档案室归档。 移交档案要填写，清单一式份，双方签字后各执一份。 归档的档案必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须在一起立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，注明保管期限。 5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 6立卷应以部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业状况和面貌。 7立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。 8立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 9文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。 10各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 .11声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整档案的保管期限.1档案的保管期限定为永久