档案管理办法5764298.doc

档案管理办法 1 适用范围 　　本办法适用于公司所属相关管理部门档案管理。 2 管理责任 2.1 公司行政人员必须严格按本标准的要求操作。 2.2 本办法所称档案管理，是档案管理人员的首要工作，在这项工作中，档案管理人员应作到收集及时、签选得当。只有及时收集，档案才能完整、系统。得当的签选，才能为档案管理的其他环节创造良好的条件。根据公司现有的机构和文件形成的自然规律，将公司档案初步分为以下几大类：文书档案﹑人事档案﹑财务档案、技术档案。档案管理员应每月将各部门上月应归档资料进行收集归档，各单位不能及时归档的资料，档案管理员应进行催收。 2.3 财务档案管理，公司财务严格按国家财政法规及地方财政管理部门制定其相关规定执行。 3 档案的立卷归档 3.1 归档范围 凡是反映本公司及各部门的工作、经营服务活动的具有查考利用价值的各类文件均属归档范围，具体如下： 3.1.1公司正式形成的有关资料，包括可行性报告、意向书、合同、协议、章程、申请报告、主管部门批复、验资和资质证明； 3.1.2 营业执照、批准证书、注册登记及公司主要领导的情况资料； 3.1.3 公司的发展规划、工作计划、规章制度； 3.1.4 公司的统计报表、年终财务报表、年度经营情况表、年度总结； 3.1.5 重大问题的专题报告； 3.1.6 有关工作的请示、报告、批复与指示； 3.1.7 大事记、重大活动的主要文件，如通知、邀请名单、活动安排、负责人讲话、纪要、重要剪报以及声像材料等； 3.1.8省、市以上领导视察、检查本公司项目时的照片、题词、讲话等重要文件、资料； 3.1.9 公司与有关单位签订的各种合同、协议书、意向书（正本）； 3.1.10 本公司与有关机构签署的关于其它的文件资料； 3.1.11 出访国外的一切资料：出访邀请书、理由书、访问日程安排、申请报告及其他有关资料、出访时带回的重要资料； 3.1.12 外事接待中形成的一切材料； 3.1.13 参加重要会议的文件、发言稿、典型材料； 3.1.14 政府机关、企事业单位涉及我公司责任问题的来文、来函及其他一切文件资料； 3.1.15 相关技术资料； 3.1.16 其他在工作中形成的具有查考利用价值的一切材料。 3.2归档要求，文件归档要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，具体要求： 3.2.1 归档文件的份数、每份文件的页数应完整齐全； 3.2.2 每份文件的正文与附件及其有关处理文件，应归于一处存放； 3.2.3不同年度的文件一般不在一起立卷，但跨年度处理的文件，可于处理结束时间立卷，基建工程材料在竣工时间立卷； 3.2.4卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。发文可按文件编号或发文时间排列。投资项目材料可按材料形成时间或报批程序排列。其他文件均按其重要程序和形成规律进行排列； 3.2.5卷内文件材料应按照排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应在每页文件正页的右上角或左上角编写页号，不装订的案卷应在每份文件的右上角或左上角编写件号，图纸声像材料也应在其背面逐件编号； 3.2.6整理好的案卷，要逐步填写卷内文件目录，填写文件题目要准确，没有题名的拟写题名，有题名无实质内容应重新拟写；有没有责任者，年、月、日要考证清楚；卷内文件目录放在卷首； 3.2.7 填写案卷封皮，案卷题名要简明、确切反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称。其他如年度、卷内张数、保管期限再逐项填写清楚，用毛笔或碳素钢笔书写，字迹工整、清晰。 3.2.8 卷内文件材料去掉金属物（钉书针、回形针等）后装订成册。 4 归档时间和移交手续 4.1 归档范围内的所有文件、资料一律移交综合部档案室统一保管。 4.2 各部门文件经办人应在各项手续办妥后一周内将文件、资料交于综合部。 4.3如某项资料需较长时间办理，可先移交档案室，待办理时，再借出办理，以保证档案资料安全、无损。 4.4 综合部与财务部负责归档监督工作，如发现未按规定及时交归档案，经核查属实，对首次违反规定者口头警告；再次违反规定按公司相关规定执罚。 5 档案的鉴定工作 5.1确定需要保存的档案及其保管期限。在立卷时，档案管理人员可以依据归档范围剔除一部分无保存价值的文件，然后对归档的文件确定其保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。 5.1.1永久：凡是反映我公司主要职能活动，对公司有长远利用价值 的档案列为永久保管。可以划分为永久保管的档案包括四部分：一是公司制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的决议文件，召开重要会议的主要会议资料，重要的报告、请示、总结、综合统计报表、机构演变、公司领导人任免的文