档案管理办法6618897.doc

永安财产保险股份有限公司档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为了加强永安财产保险股份有限公司（以下简称“公司”）档案的科学管理，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等有关法规的精神，结合公司具体情况，制定本办法。 第二条 公司档案是指公司经营管理过程中形成的有保存价值的各种文件、传真、单证、报表、账册、照片、录音、录像等不同形式或截体的文件材料，包括文书档案、保险档案、会计档案、审计档案、档案、像档案等。它们是公司经营管理工作的真实记录和原始凭证。 第三条 档案工作的管理原则是：统一领导，分级管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。 第四条 本办法适用于公司总部及各分支机构。 第二章 档案管理机构和任务 第五条 各级公司要建立健全档案工作机构，设立档案室，配备合格的档案管理人员。 第六条 各级公司的档案工作受本公司办公室领导，业务上受地方档案行政管理部门和上级主管部门的指导和监督。 第七条 档案管理机构的基本任务： （一）指导和监督本机关各部门做好各类档案的收集、整理和归档工作； （二）集中统一管理本机关各种门类和载体的档案和资料； （三）提供档案利用服务，充分发挥档案资料的价值； （四）定期对档案资料进行鉴定、销毁工作，并按规定做好档案的移交工作； （五）严格执行国家必威体育官网网址制度，维护档案的完整与安全； （六）负责对下级公司和直属单位的档案工作进行指导和监督。 （七）完成领导交办的其它有关档案业务的工作。 第三章 档案资料的归档 第八条 各级公司都要建立健全归档制度，各有关门都应将办理完毕，具有保存价值的文书、保险、会计、审计、、合同、像等文件材料，及时整理，定期归档。 第九条 文件材料归档与不归档的范围 （一）归档的文件 1、上级机关颁发需公司执行的各类指示、通知、决定、批复、规章、制度、办法、纪要等文件； 2、公司向上级党政部门、监管机构上报的各类请示、报告、函等文件； 3、公司下发的各类办法、规章制度以及对下属机构的各类重要指示性文件； 4、公司股东大会、董事会和其它大型会议的会议纪要、领导讲话、决定、决议、材料等； 5、公司党委会、总经理办公会、司务会的会议记录、重要会议材料； 6、公司的工作计划、总结、年度报告等； 7、公司各类统计报表、财务报表、凭证、帐簿以及审计稽核； 8、保险业务文件资料，主要指在承保、理赔（给付）、防灾防损等保险业务工作中直接形成的各种文件、材料、单证、图表、照片、录音（像）； 9、公司与外单位签订的重要合同、协议、意向书等； 10、劳资人事管理资料，包括各类人事任命、人事调动、人事管理、人才引进和流动、员工工资审核记录等资料； 11、公司的财产、物资、档案等的交接凭证、清册等； 12、公司编印的内部刊物、工作动态、信息报导等材料的定稿和印本； 13、公司与其他单位往来的重要文件资料； 14、其他重要文件。 （二）不归档的文件 1、重份文件 2、各单位之间互相抄送的文件； 3、下级单位报送的一般性工作总结和备案文件； 4、上级及同级机关送来的参考性文件； 5、一般性文件历次修改稿； 6、下级单位越级上报的文件（指定报送的材料除外） 第十条 档案资料的归档要按照文件材料的自然形成规律，保持它的历史联系，区分不同价值，分类归档，使案卷正确地反映本单位的各项活动，并便于保管和查找利用。 第十一条 凡属于归档范围内的各类档案资料，均由机关各部门进行整理，于次年3月底前移交给本单位档案部门立卷归档，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。 第十二条 归档文件的整理规则：归档文件的整理，是将文件以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之有序化的过程。 原则上每份文件单独计算为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。 （一）装订。归档文件应按件装订。一份完整的文件排列顺序是：文件正本、发文稿纸、定稿、重要修改稿、文件处理单及承办部门签注意见等。 （二）分类。按年度机构（形成部门或承办部门）保管期限进行分类归档。 （三）排列。归档文件的排列，是在分类的基础上，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按事由结合时间、重要程度对档案资料进行排列。 （四）编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章，归档章应包含的要素：全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）等（见附件图1）。 （五）编目。归档文件应逐件编目。目录设置件号、责任者、题名、日期、页数、备注。档案目录应分年度，按不同保管期限装订成册，并编制档案目录封面（目录格式及封面用纸统一为国际标准A4型，样