档案管理办法87518912.doc

档案管理办法 目 录 第一章 总 则 第二章 归 档 第一节 归档范围与保管期限 第二节 归档时间及程序 第三章 档案整理 第四章 保管利用 第一节 保 管 第二节 利 用 第五章 销 毁 第六章 其 他 第七章 附 则 第一章 总 则 第一条 为了规范和加强档案管理，有效保护和利用档案，保障企业安全规范高效运行，制定本办法。 第二条 本办法所称档案，是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。 第三条 档案载体形式分为纸质和特殊载体形式。特殊载体形式包括磁带、磁盘、光盘、照片、实物等。 第四条 公司档案根据管理职能，结合档案内容及其形成特点，分为生产经营类、技术类、产品类、行政管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。 第五条 公司档案实行集中统一管理。 （一）秘书处为档案工作管理部门，内设文印档案管理科，负责管理集团公司和下属单位档案（员工档案除外），并对部门、单位档案工作实施督导。 （二）人力资源处负责管理员工档案。 （三）财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管2年，2年后移交秘书处文印档案管理科管理；下属单位（包括视同单位管理的部门，下同）负责保管本单位设备仪器类档案及其他常用档案。 第六条 秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员，其他部门、单位须配备兼职文印档案管理员（财务会计处兼职文印档案管理员不得由出纳人员担任）。 （一）专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及销毁统计等工作。 （二）兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交工作。 （三）兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处双重管理，部门、单位负责行政管理，秘书处负责业务培训与工作督导等。 第七条 集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人，负责安排督促做好档案管理工作。 第八条 员工为档案工作直接责任人，负责按规定及时将工作中形成的档案收集整理后移交有关人员集中管理。 第九条 本办法适用于集团公司各部门、单位。 第二章 归 档 第一节 归档范围与保管期限 第十条 下列具有保存价值的文件材料均须进行归档： （一）公司内部形成的文件材料； （二）公司引进或参与的项目、外购设备等带来的文件材料； （三）需要公司执行、办理的外来文件材料； （四）其他有保存利用价值的文件材料。 第十一条 档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。 （一）凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的、对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管； （二）凡是反映公司一般活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为30年保管； （三）在较短时间内对公司有参考利用价值的档案，列为10年保管。 （四）档案的保管期限,从归档之日起计算。 第十二条 文件材料具体归档范围及保管期限由秘书处会同部门、单位规定。 第二节 归档时间及程序 第十三条 文件材料归档时间 （一）生产经营类、技术类、行政管理类、党群类管理性文件材料应在办理完毕后的第二年第一季度归档，合同协议、资质证照及员工外出考察学习等获得的重要资料应随时归档。 （二）产品类、基本建设类文件材料应在项目鉴定、财务决算后三个月内归档，周期长的项目应分阶段归档。 （三）设备仪器类文件材料应在安装调试完毕后归档。 （四）会计档案类文件材料应在会计年度终了后由财务会计处归档，管理两年后向秘书处移交。 （五）员工档案类文件材料应随时归档。 （六）特殊载体类文件材料应随同纸质档案归档或在工作结束后随时归档。 （七）下列文件材料应随时归档： 1.变更、修改、补充的文件材料。 2.公司组织机构调整和员工调动、离职时留在部门或员工个人手中的文件材料。 3.公司产权变动过程中形成的文件材料。 4.其他临时活动中形成的文件材料。 第十四条 文件材料归档程序 （一）随时归档的文件材料 1.经办人对文件材料整理后，报部门（单位）负责人审核后，送交档案管理部门。 2.档案管理部门对送交的档案审核，确认后，填写《档案交接表》，交接双方共同签字确认；《档案交接表》一式两份，交接双方各持一份。 （二）分阶段或定期归档的文件材料 1.兼职档案管理员对文件材料整理并编制档案清单，报部门（单位）负责人审核后，送交档案管理部门。 2.档案管理部门对送交的档案审核确认后，填写《档案交接表》（附档案清单），交接双方签字确认；《档案交接表》一式两份，交接双方各持一份。 第十五条 文件材料归档要求 （一）归档的文件材料必须完整、准确、系统，载体应利用长久保存，图文字迹应清晰。 1.载体一般不得使用复写纸、热敏纸等，如使