档案的保管与库房管理.ppt

档案的保管与库房管理 档案保管工作概述 档案的分等级管理和异地安全保管 档案库房的管理 档案保管工作概述 档案保管工作的含义 档案保管工作的任务 档案保管工作的意义及与其他环节的关系 档案保管工作的含义 根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施 档案保管工作的内容 档案库房管理 档案流动过程中的保护 保护档案的专门措施 档案保管工作的任务 矛盾：档案长远安全留存与档案可能损坏之间的矛盾 档案损坏的原因 人为 自然 档案保管工作的意义及与其他环节的关系 提供物质基础 与其他环节关系密切 档案的分等级管理和异地安全保管 档案的分等级管理 概念 在判定档案的保存价值和划分保管期限的基础上，重点对列入永久保管范围的档案，依据其稀有程度、史料价值、形成时期、完整程度、形成者的历史地位、文物价值及其历史见证作用等方面的因素，将永久保管的档案区分若干个保管等级，分级实行有效管理的活动 档案分级管理的意义 可最大限度地保证对我国档案财富的安全保管 有助于依法治档 有助于树立档案馆的新形象，促进档案文化信息的交流和传播 有助于推动档案鉴定工作的开展 有助于促进其他档案管理业务活动水平的提高 有助于档案管理人员鉴别能力的提高 档案分级管理的实施 加强宣传教育活动、研究活动，强化档案分级管理意识 国家档案局应加强对该项工作的组织、协调、尽快提出分组管理的基本原则和解决方案 各级国家档案馆应积极行动 国家档案行政管理部门应积极推动相关档案学术理论研究 档案异地安全保管 概念 对那些列入重点保管范围、一旦失去就会对国家、地方、行业系统及立档单位的社会历史记忆的完整性造成严重损害的档案，实行多套留存或备份，将原件或最珍贵的档案置于相对安全的场所，实行封闭式管理。 作用 有助于延长珍贵档案的寿命 可达到“此失彼存”的管理实效 有助于提高档案管理人员的安全防护意识 美国政府非常重视数据备份工作，通常在一台计算机边上就有一个热备份，在离开这个楼的多少公里以外也要有备份，一般根据导弹的射程。在州的其他地方有一个，跨州、跨国都要有备份。据美国一家数据备份公司透露，在美国，备份的投入能占到整个国家安全投入的40%。 档案库房的管理 档案库房的编号 为所有库房编一个总的顺序号 根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号 档案架柜的排放和编号 整齐一致 避光通风 空间利用 统一编号 档案的存放和全宗排列 存放和排列 按全宗 按全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法 存放方式 竖放 平放 0.4米 档案存放位置索引 指明档案的存放位置 指明各档案库房保存档案情况 档案代理卡 全宗卷 在管理全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷 内容 移交和接收全宗的文据、立档单位和全宗历史考评、全宗整理工作方案、立卷说明、全宗内档案数量和状况、档案鉴定报告、全宗指南、档案利用重要登记等 档案库房温湿度调节和清洁卫生 温度：14－24 相对湿度：45%－60% 防潮、防水、防光、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火 保卫和必威体育官网网址 档案搬动中的保护 档案的安全检查 课后思考题 1.什么叫档案分级管理？为什么要实施档案分级管理？ 2.什么叫档案异地保管？为什么要开展档案异地保管？ * National Archives of Korea Conservation Lab 案例： 摩根斯坦利在9·11发生后两天就恢复正常运营，因为它在新泽西州设有第二套全部股票证券商业文档资料数据和计算机服务器。 麦格劳希尔公司除了新泽西州的数据中心，还在曼哈顿设立备份中心，甚至在大西洋对岸的伦敦都有自己的根据地。 曾在通用电气(General Electric Company)工作的员工说，GE公司曾经从军队手中买下山洞作为数据备份中心，并把它卖给IBM等跨国企业。“就算整个大楼被炸，我们还有山洞。” Humidity monitoring *