看世界五百强是如何召开高质量会议_图文.ppt

400-8855-088 如何召开高质量会议 ——世界500强：三星 看世界五百强是如何召开高质量会议 德鲁克在《卓有成效的管理者》里说，凡是会议过多，一定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理水平。 让我们来看看三星如何开会，如何高效开会。 目录（1） 1、凡是会议，必有准备 2、凡是会议，必有主题 3、凡是会议，必有纪律 4、凡是会议，会前必有议程 5、凡是会议，必有结果 目录（2） 6、凡是开会，必有训练 7、凡是开会，必须守时 8、凡是开会，必有记录 9、凡是开会，必有事后追踪 10、三个简单却很有意义的公式 在三星，永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本。所以，在三星重大的会议有事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。 在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。 1、凡是会议，必有准备 在三星，开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页，必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。 2、凡是会议，必有主题 3、凡是会议，必有纪律 在三星，开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任)，在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不按流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。 4、凡是会议，会前必有议程 要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。 5、凡是会议，必有结果 开会的目的就是发现问题提升效绩，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来。会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在1.5-2H以内。 会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。 会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。 6、凡是开会，必有训练 培训是节约时间成本的投资，在三星，有专门针对如何开会的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。 开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷。 有时候要采取民主集中模式。要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人。 要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。 示例 7、凡是开会，必须守时 设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。 8、凡是开会，必有记录 一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。 记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。 9、凡是散会，必有时候追踪 10、三个简单却很有意义的公式 ① 开会+不落实=零 ② 布置工作+不检查=零 ③ 抓住不落实的事+追究不落实的人=落实 谢谢收看 400-8855-088