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社区档案培训讲义 2009年6月 一、社区档案基本概念二、社区档案的实体管理三、社区档案利用 一、基本概念 1、什么叫档案？ 1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》第二条指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 一、基本概念 2、文件材料转化为档案的条件 档案是由文件材料转化而来的，文件材料转化为档案是有条件的，不是所有的文件材料都需要转化为档案。 文件材料转化为档案的条件是：办理完毕、经过鉴定有保存价值、经过系统整理具备保管和查询条件。收集整理是文件材料转化为档案的程序和条件，也是文件材料转化为档案的标志和界限，未经收集整理的文件材料不是档案。 一、基本概念 3、什么叫社区档案 社区档案，是指社区党组织、社区成员（代表）大会、社区居委会以及社区群团组织在居民自治等项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 一、基本概念 4、社区档案现有种类 社区档案一般分为六大门类：文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案 。 （1）文书档案 党群工作类、自治管理类、社区服务类、文教、卫体类和治安环境类五大类。 （2）科技档案 基建类、设备类 （3）人事档案 企业部分退休职工退管档案 一、基本概念 （4）会计档案 会计凭证类、会计帐薄类、会计报表类、其他类 （5）声像档案 照片、光盘、电子档案等 （6）实物档案 证书、锦旗、奖牌、奖状、奖杯等 二、社区档案的实体管理 档案工作系统的结构划分为：档案实体管理、档案信息开发和档案工作反馈信息处理3个子系统。 档案实体管理系统由四个环节构成： （一）档案的收集 （二）档案的整理 （三）档案的鉴定 （四）档案的保管 二、社区档案的实体管理 （一）档案的收集 档案的收集是档案接收和征集的总称。它是档案室积累档案的手段，是丰富档案馆馆藏的重要工作环节，是实现档案集中管理的前提。 （二）档案的整理 档案整理的基本任务是建立档案实体秩序，使保存的档案有序化、条理化，它包括分类、确立保管单位、排列、编目等一系列工作。 （三）档案的鉴定 档案鉴定是对档案价值的评价和预测。档案鉴定工作的基本内容包括三个方面：一是制定鉴定档案价值的有关标准；二是具体判定档案的价值，确定其保管期限；三是挑出无价值档案，按规定进行销毁或作相应处理。 （四）档案的保管 档案的保管是保护档案安全，延长档案寿命的一个工作环节，它包括保护技术工作和库房管理工作。 1、社区文书档案的实体管理 ◆主要参照文件 1、国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已于2006年12月8日发布施行。 2、为了克服文书立卷自身存在的弊端，适应档案管理现代化发展的趋势，探索追求符合时代要求的新的文件整理方法，国家档案局1997年初即着手制定《归档文件整理规则》。终于于1999年12月18日由全国档案工作标准技术委员会讨论通过，并于2000年12月6日由国家档案局作为行业标准发布实施。 1、社区文书档案实体管理 《规定》与1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件相比，不仅形式有所变化，而且内容有较大改变，主要体现在以下六个方面： （一）《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合二为一。《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能。? ? 1、社区文书档案实体管理 （二）改革了文书档案保管期限划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限的划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。改变了过去短期为l—15年、长期为16－－50年的时段式划分方法，更方便档案部门对到期的定期档案及时地进行鉴定处置，减少保管压力，节省保管空间和人力、物力。 （三）突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。比如《规定》指出：“机关联合召开会议、联合行