行政部的档案管理办法.doc

总则 第一条 为确保公司行政管理各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护公司形象与利益，完善建档归档工作，特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司行政管理活动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、各类文字、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理。 档案材料的生成 第三条 各职能部门负责将行政有关的档案材料，对其分类，在规定时间内交行政部进行保存。 档案材料的保管 第四条 行政部应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。 第五条 档案管理人员要注意档案的必威体育官网网址，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料及时报案查找。 第六条 公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。 档案材料的移交 第七条 各职能部门形成的行政档案材料要认真进行整理组卷、登记造册，在规定时间内向行政部保存人员移交。 第八条 公司的红头文件、重要通知、人员的任免等文书类档案原件即日移交到行政部。 第九条 专利申报材料及专利证书等文件在专利证书领取后3个工作日周内向行政部移交。 第十条 荣誉实物、设备资料类档案应在接收实物后7个工作日内向行政部移交。 档案立卷归档 第十一条 移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系，建立档案备查簿及相关子目录体系，填写文件卷内目录，并按其归档类型、基本情况（如时间、名称等）、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理，装订成册，编号入档，分类存放。 档案借阅、使用权限 第十二条 各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到行政部查阅使用。 第十三条 查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归还。查阅一般资料，经相关部门领导批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。 第十四条 档案资料不得外借，如因工作需要，经行政主管批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。 档案鉴定销毁 第十五条 公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。 第十六条 根据鉴定小组的鉴定结论，由行政部填写到期档案销毁目录记录（见附表四），报总经理批准后，予以销毁。 违反档案规定的处罚措施 第十七条 对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。 第十八条 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。 第十九条 工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。 第二十条 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。 档案分类及管理要求 第二十一条 档案分类： 一、行政文书档案分类 1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。 2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 3、会议纪要、收文和发文登记薄。 4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。 5、公司大事记、史志。 6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。 7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。 8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。 9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。 10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。 11、专利申请资料和专利证书。 12、公司各种办公和设备资料。 第二十二条 档案管理要求： （一）档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。 4、档案编号说明： 001--集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。 002--本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 003--会议纪要、收文和发文登记薄。 004--领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。 005--公司大事记、史志。 006--公司组织机构代码营业执照以及增减更改名称、启用印章等文件资料。 007--集团行政有关的各种合同类文件。 008--公司内一切重要活动的