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通知写作中常见病例析.pdf
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2000◆2 秘书工作
通知是发布行政法规和规章,传达上级机关 2.XX市
的指示 、批转下级机关的文件 、转发上级机关 、同 人 民政府批
级机关和不相隶属机关的公文 、要求下级机关办 转市职业技
理和需要周知或共同执行的事项时使用 的文种 。 术教育委员
通知是党政公文下行文 中适应性最广 、使用 会 《关于改
频率最高的一个文种 。对通知的写作,党和国家 革和发展 中
公文法规中有明确的规定,要求按规定去办,尚 等职业技术
无明确规定的问题应坚持约定俗成 ,按客观要求 教育的情况
去办,不可随心所欲 。现就通知写作 中的一些常 报告》的通
见病作 如下例析 : 知 。
一 、 标题中只标 “文种”或 《通知如文》、 会 上述两
议通知))。在实际工作 中,我们常见一些通知,特 份通知 的标
别是会议通知的标题 ,只写作 《通知》二字 ,也 题 ,均违背
有不少的较为多了一点东西,写作 通《知如文》、 了 《办法》第
开《会通知》、《会议通知》,这种写法都是极不妥 八条第一款
当的 。理 由一是这种写法违反了党和国家公文法 “除批转法
规有关公文标题拟制的原则要求 。《中国共产党各 规 性 文 件
级领导机关文件处理条例 (试行)》及 《国家行政 外 ,一般不
机关公文处理办法》(以下简称 《条例》、《办法》) 加 书 名 号 ”
中都明确规定 :文件标题应当由发文机关 、内容 的 规 定 精
和文种三部分组成 。《通知》、《通知如文》这个标 神 。 “意见”
题,既缺发文机关,又无内容 (事由),是极不合 和 “报告”均
格 的。特别是 《如文》的写法,早在 1954年 10月 不是法规性
中央办公厅就明令禁用 。二是这种写法违背了客 文件 (如条
观实际工作的需求 。文件所以要有标题,目的在 例 、规定 、办
于方便使用和实现科学管理 。一份通知,只有 《通 法),所 以在
知》、通《知如文》,无作者、缺事 由,给收文机关 批转 (转发)
的收文登记、平时归卷 以及将来的立卷编 目、著 中应舍去书名号。这里引用 国务院两份批转 (转
录检索等文书管理工作带来许多困难 ,而且 由于 发)性文件为证 :一份是 1993年 8月3日国务院
相类似的通知多起来以后,不仅对方也包括 自己 批转邮电部的一份 “意见”,标题是 :国务院批转
都难 以区别、难 以引用,人为地给文件管理带来 邮电部关于进一步加强电信业务市场管理意见的
重复混乱 。 通知 ;一份是 1993年6月 9日国务院办公厅转发
二、批转 (转发)非法规性文件时,标题中 建设部的一份 “报告”,标题是 :国务院办公厅转
加注书名号。目前一些机关在批转 (转发)非法 发建设部关于进一步加强工程质量和施工安全管
规性文件中乱加书名号的现象相当普遍 。例如 : 理工作报告的通知 。从国务院这两份规范性的批
】.xx县人民政府批转县防汛办拟订的 《一九 转 (转发)性通知标题中还使我们看到这样一个
九九年防汛工作安排意见》的通知 ; 细处 ,即在 “批转 (转发)”二字与被批转文件的
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发文机关之间不再使用 “关于”二字,以防止介 的主要文件和领导讲话 ,讨论研究贯彻的意见和
词重叠 、语法不通 。 措施 ,请你们做好发言准备”。
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