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电子文档的管理及发展趋势.pdf
新 领 域
琴鬓鱿醉李 2 (X) 7 .0 4
一 、电子档案管理
兵 器系统 有 高科技 的电 了技
术 专业研 究所 ,计算 机应用 技术
水 平相对 比较 高 ,因而 ,对 电 了 电于 宫档 的 管 理 m 发 展 趋 WL
文 档的管理 工作 ,认 识旱 ,起步
快 ,已初 步形 成了一 套较为 适合
当前技术状态的管理思路与方法
1 形 成 口尤菊芳 耿灵珍
电子文 档的形 成 ,开始 于工
程设计 。由于CAD技术的广泛应用 ,使 得 大 量 的 技 术 明。 会‘签表”的作用是保证 电子文档 和图纸的法律
文件 、m 纸 和资料都 以电子文档 的形式存在 。因此 , 效力和凭证作用。
电子文档 的管理就应运而生了。 4 . 保 管
2 流 程 经过流程且签 署完备的电子文档才可 以归档。建
电子 文档采用的是 以电子 邮件 的方式 ,在局域 网 档人员接 收到电子文档后 ,按项 目建立产 品分 类文件
七进行流程 ,其流程 的顺序与纸 质性文档是一 致的 。 夹 ( 产品 目录树 ) ,将 电子 文档进人相 应的产 品目录
在 这些运转过程 中,除了审核 和批准之外 。工艺 、会 树 ,放 置在网管中心的文件服务器上 ,并 不定期的进
签 及标准化检查均可 以同时进行,这就大大缩短 了流 行光 盘刻 录备份。同时 ,网管 中心 的管理 人员每月也
程 周期 ,提高了工作效率 ,这是纸质性文档所不具 备 会 以硬盘的形式进行备份 ( 只保存必威体育精装版的) 。作为设计
的。我们 的电子文档流程如下图所示: 定 型的产品 ,档案人员用不可 擦除型光 盘刻录两 套 ,
一套 封存保管 ,一套供查 阅利 用 ,且两 套异地保 管 ,
不 同皿
还要经常性的进行检查。
5 ,更 改
{ 1in 归档 以后 的电子文档若要进行更改 ,设计 师必须
按相关规定办理更改通知单 。更改通知单 的拟制要求 、
不 同宜 -1 I
一 格式及各 栏填写方法同纸质性文件 ,但是 电子文档的
不 同亩
更改方法 与纸质性文件有所不 同,电子 文档的更改方
3 签 署 法有两种情况 :
日前 ,我们 还没有 实行 电子签 署 。采用 的是 以 (1) 以新换旧和增加新底 图
“电子文档CAD 设计文件会签表”的形式 (手 签) 随电 增加新底图可直接进人分类文件夹 内
子文档 (机输 ) 起 ,同时完成签署工作。 .会‘签表 ” 对于以新换旧的情况,设 计师除 了办理更改通知单
可以同时进行几个整件的签署 ,但设计人员必须 唯一 。 外 ,还应 办理新图的 “电子文档CAD设计文件会 签表”
同时 . 相关的说 明信息也 可以在 “会签表”上进行说 档 案 部 门根 据 这 两 份 文 件 . 先 将 原 有 的电子 文 档 移 至 目
4 」 」 一 十 叫 + ~ 辛 刊 卜, 十 ,叫 卜 一~ 卜 一 十 ~ ,十 . 冲 . 十 . 琦
识流动 ,逐
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