浅谈企业大项目工程档案归档管理.doc

浅谈企业大项目工程档案归档管理摘要：邯钢以“国际领先、国内一流”为宗旨、“绿色邯钢、精锐邯钢”为目标，努力打造邯钢国际品牌，不断的发展技改，增加产品品种和提高产品质量 关键词：企业大项目工程 档案管理 企业建设 企业大项目工程的档案管理是企业建设的历史记录，也是企业大项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据，近几年邯钢以“国际领先、国内一流”为宗旨、“绿色邯钢、精锐邯钢”为目标，努力打造邯钢国际品牌，不断的发展技改，增加产品品种和提高产品质量 制定大项目档案的归档制度。大项目档案归档不及时不仅影响了重点项目工程的形象，而且对大工程项目投产运行后，维修、管理、技改扩建等工作，根据以前大工程档案的工作实践得出的经验，造成重点工程档案归档不及时的原因是大多数参建单位的领导、工程技术人员和管理人员把主要精力放在抓工程进度和工程质量上，对工程档案不重视，档管整理不到位，档案资料整理工作不落实，把档案工作看成是可做可不做的工作，一推再推，直到涉及经济利益时才动手做档案整理工作，所以造成大项目档案归档难。由于大项目工程参建单位多，如果没有强制的手段管理各参建单位的档案归档工作，大项目工程档案的归档工作无疑会出现很多复杂的问题，而且扯皮现象时有发生，最后必将影响大项目档案的归档时间和档案质量。所以河北钢铁邯钢公司为例：以制定大项目〈邯钢公司档案归档移交制度〉、为红头文件告知各个施工单位，如何进行档案归档和移交档案的程序，对参建单位的档案工作要求，归档时间归档质量，违约的处罚等，使施工单位领导真正从思想上重视大项目档案归档工作，实施〈邯钢公司档案归档案移交制度〉后，施工单位对档案归档重视了，移交及时了，完整率、准确率、归档率、合格率达到了国家要求 大项目工程的设备开箱随机资料也是档案的重点工作，大项目工程设备开箱资料是指设备的出厂证，合格证，质保书，安装图，使用说明书、保修卡等资料。大工程设备开箱随机资料的保管对以后的设备维修、维护、以及质检是重要的参考依据，也是长期以来一直是归档管理工作难题，现在邯钢大项目设备随机资料都是建设单位技术人员或者是档案管理人员保存。较以前规范化，以前施工单位可以接这些资料，新项目筹建组也可以接这些资料，技术人员也可以接设备资料，不规范，无制度、管理混乱是造成设备开箱资料归档不完整，现在明确设备开箱责任人方面，要求供应公司在设备开箱时通知技术人员，由技术人员签字后，两天内交到档案员手里进行归档，并对不将开箱资料及时归档或将开箱资料据为已有者采取了严格的处罚制度，设备动力科每两个月对大项目设备随机资料清单进行核对，对没有移交到档案员手里随机资料，或档案员没有及时归档，都要考核每月奖金的30%，这样保证了随机资料的完整性，施工单位或筹建组使用随机资料时一律使用复印件，这样使大项目设备资料原件安全性提高了，保存了原件的完整性 提高重点工程档案的监控力度，重点工程档案是整个重点工程建设的原始记录，其重要性是不言而喻的，只有施工单位向建设单位移交了完整、准确、合格的竣工档案，大项目工程建设工作才能算完成，为提高大项目工程档案的质量，我们强化了大项目档案的监控力度，制定《大项目工程档案审验报告制度》规定所有大项目工程档案先送基建技改部审验，重点检查档案的数量是不是有出现漏归档的现象，技术参数是否准确，，所有内容检查合格开具“大项目工程项目审验合格证”，连同工程档案交综合档案室进行预验收，重点检查文字材料的整理质量，竣工图的编制质量是否真实可靠“图物一致”，合格率是否达到国家规定，避免出现发现工程档案不合格时，施工单位早已撤走无人整改的被动局面。综合档案室预验收合格后再开具“大项目工程档案移交清单”交档案馆正式验收，没有档案馆出具“大项目工程档案移清单”，这样环环相扣，层层把关，有效保证了重点工程档案的合格率，准确率，案卷质量有了明显的提高，达到了国家规定的要求 发挥监理单位在大项目程档案审核检查中的作用，国家建设部在2001年5月发布了《关于加强工程档案管理工作的通知》其中第二条明确规定了监理单位在工程档案管理中的职责，“监理单位要协助建设单位监督检查各施工单位工程文件的形成，积累和立卷归档。”在实际工程档案管理工作中由于档案部门工作人员一是没有亲自参与工程施工建设，二是档案工作人员并非工程技术专业人员，对于施工过程中的一些具体事项和环节不可能做到像监理那样了解，因此对大项目工程档案质量把关有限，而监理人员因为熟悉了解工程的每一个环节，每一道工序，掌握每一处质量隐患和每一起质量事故产生的原因，发现过程和处理结果，因此我们要求监理单位对施工单位提交的工程档案资料进行盖章时要认真、负责地审核、检查，如果发现档案质量有问题要及时退回施工单位整改，直至工程档案质量符合归档要求才给予盖章，这对提