中国科学院半导体研究所档案实体分类方案(试行-半导体超晶格国家.PDF

中国科学院半导体研究所 档案实体分类方案 (试行） 为了适应研究所档案工作的发展和数字化管理的需要， 实现研究所档案业务建设各个环节的标准化和规范化，充分 发挥研究所档案的作用，根据《中国科院共公事务管理标准》 和《中国科院档案管理工作标准》，结合研究所的实际情况， 制定本方案。 一、分类原则 1、以半导体所1960 年正式成立后产生的全部档案为对 象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档 案作为一个整体归入相同的类别。按中国科学院的统一规 定，半导体研究所全宗号为A023。 2、依据研究所管理职能，在充分反映所档案形成的自然 规律和内容特点的前提下，确定统一的实体分类方案，保持 档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 3、类目设置、档号编制相对稳定，在较长时期内不随 意改变。 4、采用多元、灵活的处理方法，在强调大的原则统一 的同时，照顾不同类型、规模、层次的特点。根据所档案实 际情况和发展水平，在类目设置、序列编排、上架检索等方 面给以较多的自由度，留有较大的余地。 二 、体系结构 （一）一级类目的设置 一级类目是研究所档案实体分类的最高层位，根据档案 形成的规律特点及其反映的内容性质，结合我所实际，设置 十三个一级类目，即文书、科研、涉密（此为科研档案中的 - 1 - 涉密档案，为方便保管加以区分）、设备、军工固定资产投 资项目、基建、会计、声像、实物、名人、离退人员、去世 人员、专利。 （二）二级及以下类目的设置 二级及以下类目是对一级类目的细分。细分的标准是根 据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容 性质进行设置。 1、二级类目的设置 文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、专利档案 按年度设置。 科研档案、含涉密档案按学科分类号设置。 军工固定资产投资项目档案、基建档案按项目设置。 设备档案按种类（进口、国产）设置。 名人档案、离退人员档案、去世人员档案按人名设置。 2、三级类目的设置 文书档案按问题（机构）设置。 科研档案（含涉密档案）按课题设置。 军工固定资产投资项目档案、基建档案按项目阶段、专 业分工或子项工程设置。 设备档案按型号设置。 会计档案、声像档案、实物档案按实体形式设置。 名人档案按文件种类设置。 专利档案按月份设置。 离退人员、去世人员档案按人名代号设置。 3、三级以下类目的设置 文书档案的保管期限设为四级类目，分别为01 （永久）、 02 （30 年）、03 （10 年），其他档案可结合其特点和实际 需要增设或减少三级以下类目。档案分类层次不宜过多。 具体设置详见《分类表》。 - 2 - 分类表 一级 二级类目 三级类目 四级类目 类目 问题 （机构） 01 综合管理类 02 党务工作类 03 研究生工作 文书 WS 年度 保管期限 04 人事工作类 01 永久