第三章 会议策划与组织.doc

第三章 会议策划与组织 教学目的： 知识目标： 1、掌握会议策划和会议组织的具体步骤与内容。 2、了解国际性会议的市场细分及申办程序。 能力目标： 掌握会议策划的要点及会议策划书的撰写 情感目标： 培养对会议策划的兴趣 教学重点及难点： 重点：会议的构成要素、会展策划 难点：会议的构成要素、会展策划 教学过程： ◆【上讲回顾】展览起源学说。展览发展历程。国际会展业发展现状及主要会展城市。我国会展业现状及主要会展城市。 ◆【问题导入】 ◆【案例导入】2009年4月G20伦敦峰会——会议构成要素、会议策划 ◆【新 授】 ● 第一节 会议的构成要素 ● 提问学生是否曾经参加过会议，是什么角色，因为什么开会。引出概念。 基本要素：会议主办者、与会人员、议题、时间、场所、方式等。 议题是核心要素，决定会议的时间、场所、方式和与会人员。 一、会议议题 （一）概念：即内容，就是会议要商议、解决的问题。 （二）重要性：确定议题是会议策划中的关键。议题是会议交流的中心，与会者的报告、演讲应当紧紧围绕议题。 （三）形式：可一会一议，一会多议。 （四）会议主题：一次会议中贯穿各项议题的主线。 （五）动议：在会议期间临时提出的议题。 二、会议主办者 （一）概念：会议活动的具体组织者。 （二）组织者的任务：根据会议目标和规划制定具体会议实施方案，并为会议落实场所、设施和服务。 （三）主办者的选择： 1．国际会议：采取申办竞争来确定。会员国提出主办申请经有关机构审查并通过表决决定。 2．一些合作性和学术性组织有召开例会的制度，每个成员单位（包括国家、地区或非政府组织）都有主办的权利和义务。 3．有领导和管理权的机关为布置工作、传达指示、宣布决定等目的召开会议，会议召集者就是主办者。 4．有些会议（如：国际学术会），主办者常由会议发起者担任。既可由一个组织、也可由几个组织联合发起并共同主办。 （四）主办者与承办者：一般情况下，主办就是承办，但有时也有所区分。如：2001年APEC会议的主办者是中华人民共和国，承办者是上海。 三、与会人员 （一）概念：即会议参加者。选择出席者是会议策划的重要内容，包括“谁来开会”和“多少人参加”（与会者数量决定会议规模）。 与会人员范围有些是固定的，有些是根据会议性质、议题来确定。 （二）分类： 1．正式成员：或称正式代表。与会人员中具有表决权、选举和被选举权、发言权，且同时履行相关义务者。 2．列席成员：有一定的发言权，但无表决权和选举权者。 3．特邀成员：因会议的需要而专门邀请的成员，其的权利和义务可由主办者或会议领导机构确定。 4．旁听成员：有些公开性会议允许记者、市民或组织内部的其他成员在规定的旁听席上旁听，这些人叫旁听成员。无发言权、无表决权。 四、会议时间 1．概念：指会议的起讫时间和时间跨度。 2．时间原则：适时开会是一个基本原则。 会议的长短首先要考虑会议议题的多寡。议题多，会期长。会期过紧或过松，都直接影响会议效果。 五、会议场所 （一）概念：即会议的地点，是会议的空间要素。 （二）分类： 1．定点的：如国家立法机关和政党、团体组织的代表大会。单位日常会议。 2．流动的：组织跨地区、全国性、国际性会议的选址问题。须考虑政治、经济和环境因素。 3．分散的：广播会议、电话会议、电视电话会议、网络会议等。一个会议的地点可分若干个会场，既有主会场，也有分会场。凡设有电话机、电视机等通信终端的会场，都可以成为分会场。 六、会议方式 （一）概念：指用以达到会议效果的手段，包括活动式样、传递方式、会场布置等。 （二）方式的作用及确定：会议方式对实现会议目的、提高会议效率有直接影响。一般说来，会议有固定的开法。但会议性质与目的不同，与会人员不同，会议形式就不尽相同。 教师提问，学生回顾以上内容，教师帮助小结。 ● 第二节 会议策划 ● 会议策划是对某一会议的举办作出详细和具体的谋划、构想。 涉及内容： 一、确定会议目标和任务 即为什么开会？只有目标清晰、任务明确，会议才能发挥应有的功能。目标和任务的确定，一定要切合工作实际和人们的思想实际。 会议目标可以是一个，也可是多个。有的大型会议需解决问题多，在总目标下需确定具体的目标。具体目标要服从总目标。 有些协会或公司工作性会议，常需讨论解决几个不同性质的问题，因而目标多且杂。举行这类会议，先要明确主要目标，控制次要目标量，坚持“宁简勿繁”原则。 二、确定会议议题 会议的目标与任务须落实到具体的议题上。有什么样的会议目标和任务，就会有什么样的议题。会议议题应在会议召开之前与目标和任务一起确定。 单项议题的正式书面文件叫做议案。重要会议，正式代表和法定机关提出的议题应采用议案的书面形式。 议案须经一定审查程序并获通过才能成为会议议题，列入议程。 三、确定会议参加