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第十四讲合计查询
课题:合计查询
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【教学目标】使用学生掌握合计查询的使用方法,并熟练掌握求和、平均、统计个数的方法。
【重点难点】对特定记录数据的求和、平均和统计个数的基本操作方法。
【教学课时】2课时
【教学过程】
在查询中可执行许多类型的计算。例如,可以计算一个字段值的总和或平均值,再乘上两个字段的值,或者计算从当前日期算起三个月后的日期。
在字段中显示计算结果时,结果实际并不存储在基准窗体中。相反,Microsoft Access 在每次执行查询时都将重新进行计算,以使计算结果永远都以数据库中必威体育精装版的数据为准。因此,不能人工更新计算结果。
如果要在字段中显示计算的结果,可以使用 Microsoft Access 所提供的预定义计算或自定义的计算。使用所谓“总计”的预定义计算,可计算出记录组或全部记录的下列量值:总和、平均值、数量、最小值、最大值、标准偏差或方差。可以对每个字段选择要进行的总计计算。
可以用“简单查询向导”来进行某些类型的总计计算,或者用查询设计网格中的“总计”行来进行全部类型的总计计算,其中需要为进行计算的字段选定合计函数。
在查询设计网格中,也可以指定准则来限定进行总计计算的组、计算中包含的记录或执行计算后显示的结果。
自定义计算可以用一个或多个字段的数据,进行数值、日期的和文本计算。例如,使用自定义计算,可以将某一字段值乘上某一数量、找出存储在不同字段的两个日期间的差别、组合文本字段中的几个值,或者创建子查询。使用设计网格“总计”行的选项,就可以对记录组执行计算,并对计算字段计算出总和、平均值、数量或其他类型的总和。
对于自定义计算,必须直接在设计网格中创建新的计算字段。创建计算字段的方法是:将表达式输入到查询设计网格中的空“字段”单元格。
表达式可以由多个计算组成,例如,Sum([UnitsInStock]+[UnitsOnOrder])。也可以指定计算字段的准则,以影响计算的结果。
但是,不必在字段中显示计算的结果。相反,可以将它们用作准则,以决定查询选定的记录或决定要执行操作的记录。例如,可以在“准则”行中指定下面的表达式来告知查询:只返回从今天算起到三个月后的日期之间,“要求日期”字段中有值的记录。
也可以用计算来更新查询中的数据。例如,可以在“更新到”单元格中输入下列表达式,将“单价”字段的全部数值增加百分之五。
在查询设计网格的“总计”行中,十二个选项中的九个是合计函数。除 Sub 和 Last 函数外,全部都在下表中予以解释。有关使用 First 和 Last 函数时需要特别考虑的详细内容,列表中另外三个选项将在第二个表中解释。
选定 若要查找 使用下列字段数据类型 Sum 字段值的总和。 数字、日期/时间、货币和自动编号 Avg 数字、日期/时间、货币和自动编号 Min 文本、数字、日期/时间、货币和自动编号 Max 文本、数字、日期/时间、货币和自动编号 Count Null(空)值。 文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否和 OLE 对象 StDev 数字、日期/时间、货币和自动编号 Var 数字、日期/时间、货币和自动编号
选定 用于 Group By 定义要执行计算的组。例如,如果要按类别显示销售额总计,请对“类别名称”字段选定 Group By。 Expression 表达式中包含合计函数的计算字段。通常在表达式中使用多个函数时,将创建计算字段。 Where Microsoft Access 将清除“显示”复选框,隐藏查询结果中的这个字段。 ?
在工具栏上单击“合计”按钮 。
Microsoft Access 将显示设计网格中的“总计”行。
在要进行分组的字段的“总计”单元格中选定“Group By”。
对要计算的每个字段,请单击它在“总计”行中的单元格,然后单击以下合计函数之一:Sum、Avg、Min、Max、Count、StDev 或 Var。
有关每个合计函数的详细内容,请单击 (有关使用 First 和 Last 函数时需要特别考虑的详细内容,请单击 )。
如果需要,请输入影响计算结果的准则。
如果需要,请排序结果。
在工具栏上,单击“视图”按钮 查看结果。
?小结:
合计函数在计算时不能包括有空值 (Null) 的记录。例如,Count 函数返回所有无 Null 值记录的数量。有一种方法可以对 Null 值进行计数,另外也可以将 Null 值转换为零以便进行计算。
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