建设单位档案分类及管理办法案例.ppt

4、工程全面完工后要按照政府要求进行建筑工程竣工综合验收 （四）、建设单位应该将竣工档案管理工作列入工程管理程序、加强对工程建设档案工作的监督与指导 建设单位都要明确分管档案管理工作的公司领导、主管档案管理工作的部门或机构、从事档案工作专职人员 建设单位要求施工单位、监理单位工程进场时明确分管档案管理工作的负责人和档案资料员。要求资料员要持证上岗 建设单位应会同长沙市城建档案馆对每一开工项目，向监理、施工单位进行工程档案工作交底。平时还要利用图纸会审技术交底会议及工作例会提出对档案的专门要求，做到将档案工作的要求，列入工作的议事日程。 建设单位会同监理和城建档案馆对施工过程中的工程档案工作定期进行检查或者抽查。建设单位派往施工现场施工管理人员，一定要将监理、施工单位资料编制的及时性、真实性的监督工作摆在首位。 建设单位的物质采购部门，要严格执行原材料、设备采购的档案资料管理要求，收集完整的质量证明材料，向使用甲购材料的施工单位提供完整准确的质量证明材料。 建设单位在进行小区建设工程中，不但要注重建设工程的档案资料管理工作，同时不能忽视小区中道路、排水、室外管线、照明、绿化等工程的档案资料管理工作。目前，建设工程中的消防、配电间、智能、人防等工程的档案资料管理工作，还必须引起建设单位的高度重视。 工程验收前，各施工项目部的工程竣工档案在提请市城建档案馆预验收前，建设单位应组织资料审核专人对工程档案进行检查审核，把好质量关。 各建设单位对能否按时取得《建设工程档案初验认可证》和竣工验收后能否取得城建档案馆出具的《城建档案移交证明》的施工单位及监理单位，采取必要的经济奖罚措施。目前有些建设单位针对不同情况，采取的措施有以下几个方面： 未及时取得《工程档案初验认可证》的工程不组织竣工验收，并对施工单位的档案工作负责人和资料编制人员处以罚款； 对档案资料工作做得不好的施工单位，有扣质保金的，也有扣工程款5％的； 也有不少的建设单位未见到施工单位《城建档案移交证明》的，最后的工程决算暂不办理。 建设单位要做好内部档案资料的管理，认真做好档案资料的收集工作 《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为已有。” 应建立健全文件材料的归档制度。凡建设单位工作活动中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。 归档制度的基本内容包括归档范围、归档时间和归档要求。参照《工业企业档案分类试行规则》中的《工业企业档案分类表》，并结合本单位形成的文件材料内容、成分来确定。要把归档范围分解到各部门、各处(科、股)室，针对每个部门，每个处(科、股)室需归档的文件材料，一一列出条目来，越具体越好。 会计档案按会计年度，在会计部门保存一年后，向档案部门移交； 设备档案在设备开箱后即移交(应有档案员参加设备开箱)； 科研档案、基建档案、案件档案等档案一般在项目结束或结案后移交，但有的项目时间跨度较长的，应该分阶段移交。 建设单位要特别注意以下几个方面档案资料归档的工作： 1、公司的领导及有关人员因公参加各类会议和业务活动，所带回的文件和重要资料必须交给公司综合档案室归档，确因工作需要使用必须办理借出手续或者使用复印件。 2、人员内部工作调整和人员调动,档案资料的移交应作为一项严格的制度。 2、房地产开发企业的档案要按照国家档案局和省档案局《关于工业企业档案分类试行规则》的要求并结合企业的具体情况实施档案的分类。 党群工作类 行政管理类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类 产品类 科学技术研究类 基本建设类 设备仪器类 会计档案类 干部职工档案类 《工业企业档案分类试行规则》实施办法 一级类目的设置 一级类目原则上按《试行规则》设置。 企业档案较少的，可以将党群工作类和行政管理类合并为党政工作类；某些类目档案缺乏时，可以空类。 一级类目的编码在全省范围内一律使用汉语拼音字母： (1)党群工作，以D代。 (2)行政管理，经X代。 (3)经营管理，以Y代。 (4)生产技术管理，以L代。 (5)产品类，以C代。 (6)科学技术研究，以K代。 (7)基本建设，以J代。 (8)设备仪器，以S代。 (9)会计档案，以W代。 (10)干部职工档案，以G代。 一级类目合并，应将代号相连，如党政工作类，以DX代。 二级类目的设置 二级类目原则上按《试行规则》设置。 档案材料较少的企业可以不设二级类目。 二级类目和二级以下类目全省范围内一律使用阿拉伯数字1、2、3、……编码 一