会议评估和会后工作.ppt

第十章 会议评估与会后工作 教学提示： 重点：评估报告撰写； 难点：会议评估方法。 第一节 会议评估的意义 第二节 会议评估的参与者 第三节 会议评估的内容 第四节 会议评估的时机 第五节 会议评估的方法 第六节 会后工作 第一节 会议评估的意义 会议评估是会议管理的一项基本工作。它关系到会议组织者的会议组织管理水平能否不断提高的大问题。 一、检查会议目标是否实现。 二、看看与会者是否满意 三、明确会议的成功与不足之处 四、为写会议的总结报告准备材料 第二节 会议评估的参与者 一、与会者 （一）会议代表 （二）会伴 二、参展商（如果有会议附设展览的话） 参展商参加的会议的附设展览，经历了会议附设展览从招展宣传、招展报名、展品进场、展览开始到结束、撤展的全过程，他们的全过程，他们最有资格对会议组织者对这一系列工作的组织安排和服务的好坏作出评价，所以，他们也最应该参加对会议的评估。 第三节 会议评估的内容 一、会议议程及内容 （一）、会议主题、议题的恰当性 （二）、会议议程安排的合理性 会议议程安排的合理性是会议评估的重要对象，因为，会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的，而与会者的参与也受到会议议程的影响与限制。 （三）、会议发言人选择的得当性 （四）、会议张贴论文 （五）、分组讨论的充分性 二、会议各项活动 （一）、会议的欢迎宴会、欢送宴会是否得当？ （二）、参观、访问、游览活动安排的合适性 三、会议附设展览活动 （一）、展览场地的合适性 （二）、展品装卸、存储服务的质量 （三）、展览服务的质量 （四）、参展效果 四、会议场所设施、服务与环境 （一）、议场所的音响效果 （二）、场所是温度、湿度、照明度 （三）、会议场所的同声翻译设备的质量 （四）、会议场所指引系统的完美性 （五）、会议饮水服务的质量 （六）、会议的茶/咖啡服务质量 （七）、会议的同声翻译质量 （八）、会议的环境质量 五、会议住宿、餐饮 （一）、会议指定宾馆的质量 （二）、会议餐饮及其服务的质量 六、会议目的地的质量 （一）、会议目的地的环境质量 （二）、会议目的地居民的好客程度 （三）、会议目的地旅游景点的吸引力 （四）、会议目的地的形象 七、会议宣传促销与接待工作 （一）、会议宣传促销工作的成效 （二）、会议接待工作的质量 八、总体 上述内容很多，可以分开进行，比如，会议附设展览部分的评估就可以单独列出，只由参展商和观众进行评估。 第四节 会议评估的时机 对一个事件评估的最佳电动机是在该事件刚刚结束的时候。对开小型的会议，这比较好办，会议工作全部结束时进行会议评估就是了。但对于大型的会议来说，一次会议不仅有大会，还有多个分组会议，有会议附设展览和各种参观、访问、浏览等活动，可能有些与会者参加完大会就和某个分会或活动后就走了，如果在会议全部结束后再进行会议评估，很多与会者就无法参加会议评估了。 第五节 会议评估的方法 一、调查问卷 调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。调查问卷可以通过以下几种方式进行： （一）现场手工填写 （二）现场电脑填写 （三）会后电脑填写 二、面谈 会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。 三、电话调查 四、现场观察 五、述职报告 第六节 会后工作 正是在这些细节的操作方面，才能体现出会议运营管理的高水平。会后工作做好了，会议才算圆满地结束。一次会议的圆满结束，预示着下次会议将会有一个良好的开端。 一、感谢方方面面对会议的帮助和支持 （一）感谢与会者的参会 在会议闭幕时，就要集中对与会者表示感谢；在与会者离去后，还应通过一定的方式再次对他们表示感谢，欢迎他们参加以后的会议（如果是系列会议的话）。 （二）感谢会议嘉宾、主持人、发言人、演讲者的与会 （三）感谢政府有关部门的支持 （四）感谢协办单位、赞助单位的支持 （五）感谢其他单位或其他个人的支持 （六）感谢的方式 可以采用的感谢方式有： 打电话 发E-mail 寄信 赠送礼品、纪念品 二、感谢会议工作人员的辛勤工作 在会议结束的时候，应该对会议工作人员进行慰劳和感谢。 感谢的方式有： 1．召开庆功宴会 2．发放会议补贴 会议预算应该有会议补贴这一项，在会议结束时，根据工作量的大小和工作质量的高低以及责任以及责任的轻重，给每位工作人员发放一定的现金作办为对大家为会议辛劳工作的补贴，使大家的辛劳能够得到物质上的安慰。 ３．赠送会礼品 三．进行会议工作总结