会议运营管理课件第8-10章.ppt

第三节 会议评估的内容 　　会议评估的重要对象，因为会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的，而与会者的参与也受到会议议程的影响与限制。对会议议程的评估主要集中在： 会议议程是否有助于会议目标的实现？ 会议议程的安排是否紧密围绕会议主题？ 会议议程之间是否很好地衔接？ 会议议程各个部分的先后顺序是否恰当？ 会议议程是否显得拖沓冗长？ （二）会议议程安排的合理性 １.演讲的内容是否切合会议主题？ ２.演讲的内容是否丰富？ ３.演讲的水平是否够高？ ４.演讲人及其演讲是否有吸引力？ （三）会议演讲的质量 1.会议张贴论文是否精彩？是否能吸引代表前去观看？ 2.对安排张贴论文的时间是否满意？ 3.对张贴论文的地点、张贴板以及灯光是否满意？ （四）会议张贴论文 １.分组讨论是否热烈？ ２.与会者是否有较充足的发言机会？ （五）分组讨论的充分性 二.会议各项活动 （一）会议宴会安排 １.宴会的时间安排是否合适？ ２.宴会的地点选择是否合适？ ３.宴会的氛围好不好？ １.安排的车辆的质量如何？ ２.导游讲解及服务的质量如何？ ３.司机的驾驶技术及服务态度如何？ （二）参观、访问、游览活动的安排 （一）展览场地的合适性 １.展览场地离会场的距离是否合适？ ２.展览场地的大小是否合适？ ３.展览场地的温度、湿度、照明度是否合适？ 三.会议附设展览活动 1.有否出现野蛮装卸的情况？ 2.展品有否在装卸、存储中被损坏？ 3.展品装卸、存储的效率高不高？ 4.展品装卸、存储人员服务态度如何？ （二）展品装卸、存储服务的质量 １.展览接待人员的态度如何？ ２.展览接待人员的工作效率高不高？ ３.展览场地工作人员的服务好不好？ （三）展览服务的质量 １.参观展览的与会者是否踊跃？ ２.有否达到预期的参展效果？ ３.如果没有达到，差距有多大？ （四）参展效果 （一）会议场所的音响效果 １.会议场所的音响是否适中悦耳？ 还是啸叫刺耳？ ２.会议演讲人、演讲者的讲话是否 听得清楚？ 四.会议场所设施、服务与环境 １.会议场所的温度高低如何？ ２.会议场所的湿度高低如何？ ３.会议场所的照明度是否足够？ ４.开会时身体的舒适度如何？ （二）会议场所的温度、湿度、照明度 １.同声翻译设备的外观是否漂亮？ ２.同声翻译设备的声音是否适中？ ３.同声翻译设备是否经常出现故障？ （三）会议场所同声翻译设备的质量 １.与会者是否很顺利地找到会议场所？ ２.会议场所的指引标志是否漂亮？ （四）会议场所指引系统的完美性 １.会场是否有饮用水？ ２.饮用水的质量如何？ ３.提供饮水服务是否过多而打扰了与会者？ （五）会议饮水服务的质量 １.会场是否有饮用水？ ２.饮用水的质量如何？ ３.提供饮水服务是否过多而打扰了与会者？ （五）会议饮水服务的质量 １.会议的茶/咖歇服务是否及时？ ２.茶/咖歇的位置是否合适？ ３.茶/咖点的质量如何？ （六）会议的茶/咖歇服务质量 1.引导会议代表参观 会议要努力创造各种机会引导会议代表参观附设展览，应该安排专门的时间供会议代表参观附设展览。若会议的专业日程安排太紧，无法为会议代表专门安排出时间参观，可以将茶歇或午餐安排在附设展览区的附近，以方便会议代表参观附设展览。 （二）会议附设展览观众组织 　　除了引导会议代表参观外，还应该积极组织本学科领域中的科研单位、大学和企业的有关人员参观附设展览，这样的做法会普遍得到参展商的欢迎。 　　不管是在会议中心还是在宾馆，经常会有一些观众要求参观展览，大多数参展商都会非常欢迎这部分观众的到来，因为他们可以接触到更多的潜在客户。这样做可能会增加会议组织者的一些麻烦，但如有可能，会议组织者应尽量满足双方的要求。 2.组织会外的观众参观 （三）参展商的管理 　　即使参展商是一家知名的跨国公司，但具体到某一个参展人员也有可能会出现问题，例如参展人员在展区内抽烟的现象就时有发生；有的外国公司散发的宣传材料甚至还会出现政治问题。附设展览组织者应事先给每个展台发一份参展须知，要求参展商认真遵守上面的各项条款。附设展览组织者在展览期间还要不断巡查，对展览进行有效的管理。 （四）展览期间的安保工作 　　稍具规模的附设展览都应该安排专门人员负责安全保卫工作，例如聘用专门的警卫人员在展场的出口处，检查进入展区的人员是否佩戴证件或者持有附设展览入场券，特别是要对携带展品离开展区的人员进行认真检查，这些人员是否持有会议附设展览组织者出具的出场证明。 　　若会议附设展览是在宾馆的餐厅或是在会议中心的专用展厅，展览区在关闭时只要锁好房门即可，不需要另外增加安全措施。但如果展区是一个开放的场地，如大堂或连廊则24小时都要安排安保人员，通常会议中心都会提供这项服务，展览组织者只要支付一笔保卫费用即可。 （五）会议附设展览期