公司档案整理规范.ppt

企业档案整理规范 企业档案概念及种类： 档案：企业在社会活动中形成的具有各种形式的历史记录 企业各类档案整理标准： 文书：GB9705 科技:DA/T22 会计:GB/T11821、财会字【1998】32号 人事:劳力字【1992】33号 文件归档范围： 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围 不归档文件范围（一） 上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 不归档文件范围（二） 本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 归档文件来源： 本企业形成的文件 本企业引进项目、外购设备等接收的文件 所属单位及参股企业应向本企业提交的文件 本企业参加的合作项目。合作单位按要求应向本企业提交的文件 本企业执行、办理的外来文件 文件归档时间（一） 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作中形成的文件一般在办理完毕后第二年归档 科研开发、项目建设类文件按周期的长短可分阶段或定期归档 文件归档时间（二） 会计类档案应在会计年终后由会计部门专门存档，保管一年后移交档案室保管文件 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理档案应与相应门类或类容的其他载体归档时间一致。 磁带、照片类应在工作结束后及时归档。 归档文件保管期限 归档文件保管期限分为永久、30年和10年，根据文件本身的重要程度，具体情况具体分析。 对文件的保管期限的确定，大家可以参照《档案常用规范文件选编》第257页《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》。 归档文件整理的八个步骤 区分年度 分类 清理和装订 单份文件的排列 编制档号 编目 编制备考表 装盒 一、区分年度 对不同年的的文件首先应按年度分类，同一年的文件按类别分类 二、分类 按照中华人民共和国档案行业标准《企业档案工作规范》企业档案细分为十大类： 经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 产品生产类 科研开发类 项目建设类 设备仪器类 会计业务类 职工管理类 分类方法：采用“机构(问题)--年度--保管期限的方法 三、清理和装订 正确理解“件”的概念，并不是指单独一份文件，以下的七种情况下，应当将文件保存为1件。 件: 归档文件的整理单位。 原则上每份文件单独计算为一件。 文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件； 转发文与被转发文为一件 会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件) 成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件 来文与复文为一件， 经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件 归档文件应按件装订 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后。有文件处理单的，可放在最前面 较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法,成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变 四、单份文件排列 按单位级别排列：级别高的排在前 按时间排列：同一级别的按时间先后顺序排列 事由特征比较突出的情况下，把同一事由的文件集中排列。 五、编制档号 档号包括： 全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等内容，其中全宗号、年度、保管期限和件号是必备项。 五、编制档号 遵循五个原则： 唯一性原则：一个档号指向一个件； 合理性原则：与整理分类体系相适应； 稳定性原则：一经确定，不随意改变； 扩充性原则：留有适当空间，以便扩充； 简单性原则：编号项目应精简，以节省存贮空间，提高存贮效率。 五、编制档号 首先按机构或问题分开，每一类中分三个保管期限。每一保管期限中从“1”开始编年度小流水。 比如