报批文件写作与处理剖析.ppt

1、怎样拟好标题 标题是标明公文内容的简短语句，是公文结构的必备要素，具有统摄全篇、揭示主旨的作用。 集团公司对报批文件的主题要求非常严格，实际也就是对报批文件标题的要求。写好标题，能够大大提升公文处理效率。 起草一份公文，首先要拟好它的标题。 标题三要素：发文机关+发文事由+文种 一般下行性文件要注明发文机关，如通知、通报、决定、通告等，这样既可以准确表达文件的效力范围，也便于其他单位的转发、引用，一眼便能明了由哪个，或哪几个部门共同下发的文件。 集团公司报批文件中，请示标题不要求加发文机关。 发文事由：“题好一半文”，事由概括的好，你的文件就做好了一半。 ① 概括准确，题文一致----表述一求简单，二求明了，用词要准确，切忌题文相悖。 采购类：关于采购XXX的请示；关于更新XXX的请示。 独家采购的要注明，关于独家采购XXX公司XXX的请示。 核销类：关于核销XXX费用的请示；关于对XXX费用进行核销的请示。 项目类：关于实施XXX项目的请示。 发布类：关于发布《XXX规定》的请示；关于发布《XXX通报》的请示；关于公布《XXX方案》的请示。 发票类：关于为XXX开具XX发票的请示。 奖励类：关于对XXX进行奖励的请示； 有时也可直接简要叙述，如关于升级一台计算机主机的请示；关于加强XXX项目过程控制的请示。 ② 语法要正确。 避免“双请”情况的出现。如，关于申请XXX的请示，明显重复，还有其他的如请求、报请、提请、恳请等均要注意此类问题。 ③ 表述简要，一目了然。用语要简洁明了，不要用模糊不清的词句。 不要出现“我方、对方、贵方”之类的词。 文种：选择文种要正确。 起文必设标题，标题必注文种，文种必出于法。 标题的重要性已经讲了，而文种出于法，这里的法指的就是《国家行政机关公文处理办法》，《中国共产党机关公文处理条例》。 比如，关于XXX的设想，关于XXX的说明；关于XXX的计划。这都不是法定文种，可以作为附件，但不能单独行文报批。 文种的选择：根据收、发文之间的组织关系分为上行、平行、下行。 上行一般包括请示、报告；平行主要有函、议案；下行一般包括命令（令）、决定、决议、批复、通知、通报等。 根据文种性质，指挥性用的一般有决定、命令等；告知性的就用公告、通告、通报、通知等；报请的用请示、报告。 具体注意：勿用报告代替请示，如《关于申请XXX的报告》、《关于XXX的请示报告》。 关于申请打印机的报告 集团公司： XXX公司生产计划部急需两台针式打印机。 目前，生产计划部两台针式打印机（LQ-1600K），是使用打印机最早一批（1992年），长期服役；多次维修，效果不佳。打印机主要用于： 一.生产计划部：月统计报表、各项计划的打印工作。 二.会计：各种报告的打印工作。 三.品质部：月质量报表和各种报告的打印工作。 四.管理方面的各种报告等。 特此报告请领导批示 XXX公司 2008-02-29 标题明显不符合要求，首先确定文种—请示，那么架构就是关于。。。。。的请示。 看请示的内容，申请打印机意思表达不完整，是报废打印机？调换打印机？还是维修打印机？都不是，是购买新打印机，替换旧打印机。所以我们的标题基本可以确定了，关于更新打印机的请示，再准确一些的话--关于更新两台针式打印机的请示，这样标题就完整了。 2、请示正文部分如何把握重点 请示正文写作通常包括三部分：申述理由、请示事项、结束语。 重心是申述理由部分，请示能否得到批准就看你的理由是否找的准确？是否充足？是否说明白了？ 申述理由三个要点：准、足、透。 准—如何打动领导？切入点要准。 为什么要更新打印机？是因为打印机坏了，修不好了，影响工作了，这就是请示的切入点，所以我们要围绕这个切入点展开叙述。 同时，用词、用句都要准确表达观点，不要模棱两可。 关于申请打印机的报告 集团公司： XXX公司生产计划部急需两台针式打印机。 目前，生产计